Vitaliteit, duurzame inzetbaarheid, vergrijzing, verzuim, werkdruk, ontgroening; het zijn zeer relevante thema’s die tegenwoordig bij bijna alle bedrijven in Nederland spelen. Maar hoe implementeer je nu succesvol een vitaliteitsbeleid binnen jouw organisatie? De afgelopen 18 jaar hebben wij bij  HC Health veel kennis  opgedaan bij bedrijven als ABN AMRO, Delta Lloyd, CSU en vele andere. Die kennis deel ik graag zodat we met elkaar een bijdrage kunnen leveren aan vitaal werkend Nederland.

1. Alles begint met ambitie

Alles in het leven begint met ambitie. Zonder ambitie kom je niet ver. Toen President John F. Kennedy in 1961 de ambitie uitsprak binnen 10 jaar een mens op de maan te zetten inspireerde hij een hele natie. Iedereen die betrokken was bij het Mercury programma, van de schoonmaker tot de techneuten en het management; iedereen was gefocust op het bereiken van dat ene doel. En zo werkt het ook bij het formuleren van een aansprekende ambitie ten aanzien van  het vitaliteitsbeleid. Ambitie vertaald naar een concrete stip op de horizon brengt krachten in een organisatie in beweging en zorgt voor alignment.

Een mooi voorbeeld hiervan is Pon. Pon heeft de ambitie om het fitste bedrijf van Nederland te worden.  Het zijn geen loze woorden; PonFit is het integrale gezondheidsmanagent programma van Pon. Kijk maar eens op www.ponfit.nl. om te zien wat de medewerkers allemaal wordt geboden deze ambitie waar te maken. Doordat de ambitie van Pon zo sterk is, heeft dit in de hele organisatie mensen geïnspireerd. Van de board, tot HR, tot enthousiaste medewerkers. Door dat enthousiasme, teweeg gebracht vanwege een aansprekende ambitie, is PonFit zo ver gekomen.

2. Vitaliteit als onmisbaar onderdeel van iedere bedrijfsstrategie

Bedrijven worden vandaag de dag continue op de proef gesteld. Verandering is de nieuwe constante geworden. Concurrentie komt uit onverwachte hoek, innovatie is noodzakelijk, optimale service en snelheid zijn de norm geworden. Organisaties moeten mee veranderen anders  verliezen ze hun bestaansrecht. Dit vraagt veel van de medewerkers. Vitale medewerkers zijn in staat het verschil te maken. Vitaliteit zou daarom een onlosmakelijk geheel van de strategie van iedere organisatie moeten zijn.  Maar in de praktijk is dat vaak niet het geval. Nog al te vaak is het vitaliteitsbeleid niet direct verbonden met de strategie van de organisatie. Organisaties werken nog te vaak ad hoc en doen aan symptoombestrijding. Een goed gezondheidsbeleid begint echter met het in kaart brengen van de interne en externe factoren die de komende jaren van invloed zijn op het bedrijf. Thema’s als vergrijzing, ontgroening, toename van chronische aandoeningen, het nieuwe werken, decentrale organisaties, duurzame inzetbaarheid, verzuim, reorganisaties, hebben allemaal invloed op de werkprestaties en inzetbaarheid van de medewerkers. Eenmaal goed in kaart gebracht kan een inschatting gemaakt worden op welke wijze deze invloeden impact zullen hebben op de toekomstige organisatiedoelstellingen. Door deze aanpak wordt het gezondheidsbeleid in lijn gebracht met de strategie van de organisatie en wordt voorkomen dat er ad hoc oplossingen gezocht worden. In plaats daarvan zal er worden gekeken naar duurzame oplossingen. Oplossingen die werkelijk bijdragen aan de doelstelling van de organisatie.

3. Een echte champion is goud waard

Als het vitaliteitsbeleid een essentieel onderdeel van de strategie van een organisatie is, mag je verwachten dat de directie hier nauw bij betrokken is. Het klinkt logisch maar in de praktijk is het vaak anders. Je hebt geluk als er een ‘champion’ in de directie zit. In veel gevallen is dat niet zo. Een champion is iemand die het gezondheidsbeleid een warm hart toedraagt en minstens zo belangrijk; dit ook actief binnen de organisatie uitdraagt. Een prachtig voorbeeld is de voormalig CEO van Delta Lloyd, Niek Hoek. Niek Hoek wist uit eigen ervaring hoe belangrijk een goede gezondheid is om op hoog niveau te kunnen functioneren. Toen het SterkFit Centrum van Delta Lloyd na een grondige verbouwing in 2011 opnieuw opende, riep Niek Hoek in zijn nieuwjaarspeech zijn medewerkers op vooral gebruik te maken van de nieuwe bedrijfsfitness ruimte. Maar hij ging nog een stuk verder; alle medewerkers ontvingen een persoonlijk handgeschreven kaartje van Niek Hoek op hun huisadres waarin hij het belang van een gezonde leefstijl nog eens benadrukte. Het effect hiervan was dat de hele organisatie, inclusief  het management, toestemming kreeg om actief aan zijn of haar gezondheid te werken. Gezondheid was (en is) immers een integraal onderdeel van de bedrijfsstrategie van Delta Lloyd. Dit werkte twee kanten op; medewerkers werden geïnspireerd en managers wilden veelal een voorbeeldfunctie in nemen. Heb jij nog geen champion binnen je bedrijf? Ga er dan haastig naar op zoek want een echte champion is goud waard.

4. De introductie van de CVO

Graag wil ik een nieuwe functie introduceren: de CVO. De Chief Vitality Officer.
Ik zal uitleggen waarom. Een integraal vitaliteitsbeleid wordt in het beste geval geïnitieerd vanuit de directie. Vervolgens komt het op het bord te liggen van de HR directeur. De HR directeur heeft het veelal druk met de aankomende reorganisatie, onderhandelingen met de OR en vakbonden, strategie meetings en/of de invoering van nieuwe HRM systemen. Daarom delegeert de HR directeur het naar de HR manager die het vervolgens delegeert naar zijn of haar HR medewerker. De HR medewerker krijgt het vitaliteitsbeleid er als taak bij. Maar er is geen extra tijd beschikbaar, dus komt het bovenop de reeds overvolle agenda van de HR medewerker. De goedwillende HR medewerker wordt gevraagd een plan te maken. Dit duurt lang omdat er nauwelijks tijd voor is en omdat er vaak ook niet de juiste competenties en kennis aanwezig zijn. De HR manager keurt het plan eerst nog een paar keer af alvorens hij of zij het presenteert aan de HR directeur, die constateert dat het nog niet helemaal is wat hij of zij voor ogen had.

Kortom we zijn maanden verder alvorens er een plan in de directie wordt besproken. (Als het daar al besproken wordt omdat er op dat moment andere prioriteiten op de agenda staan). In het beste geval dat de directie het plan goedkeurt, komt het voor de uitvoering weer bij de HR medewerker te liggen. Die er met alle goede bedoelingen geen tijd voor heeft. Dergelijke situaties maken wij regelmatig mee in de praktijk. Niet echt een goed recept voor het succesvol ten uitvoer brengen van een belangrijk strategisch onderwerp. Daarom: de introductie van de CVO: iemand met visie, beslissingsbevoegdheid, budget, tijd en mandaat om het gezondheidsbeleid tot een succes te maken en daarmee de strategie van het bedrijf te realiseren.

5. Het juiste team samenstellen

Is de ambitie helder, de directie betrokken, de strategie duidelijk en de CVO op zijn plek? Dan wordt het tijd de juiste partners er bij te betrekken en huidige partners onder de loep te nemen. Ligt het bijvoorbeeld in lijn met de strategie dat medewerkers meer zelfsturend zijn? Dan is een traditionele arbodienst misschien niet meer de juiste partner. Wordt er gedacht aan het openen van een in house bedrijfsfitness faciliteit om een aantrekkelijke werkgever te zijn en meer jongeren aan te trekken? Dan volstaat wellicht een traditionele bedrijfsfitness provider. Wordt bedrijfsfitness aangeboden als onderdeel van het integrale gezondheidsbeleid en dient het als vertrekpunt voor tal van vitaliteit programma’s voor diverse doelgroepen binnen het bedrijf en wordt integratie met de in house bedrijfsfysiotherapeut verwacht? Dan vraagt dat om een innovatieve club met een bredere focus op vitaliteit dan alleen fitness. Heeft het bedrijf een locatie met meer dan 400 medewerkers, dan kan in house bedrijfsfysiotherapie interessant zijn. Werkt het bedrijf decentraal, dan kan online fysiotherapie weer uitkomst bieden. Kortom, de specifieke situatie van het bedrijf vraagt om specifieke oplossingen en bijkomende interventie partners. Kies de samenstelling van het team met zorg en de kansen op succes zullen aanzienlijk toenemen.

6. Vitaliteitsbeleid vertalen naar KPI’s

Zijn de juiste interventie partners aan tafel dan wordt het zaak om de strategie te vertalen naar concrete doelen. Maar voor welke KPI’s kies je? Kies je voor criteria als het terugdringen van verzuim, de uitkomsten van bijvoorbeeld het PMO en/of Health Check, het verloop van medewerkers en/of de werkdrukbeleving? Of kies je voor zaken als medewerker tevredenheid, betrokkenheid, klantervaringen, NPS en werkgeversimago? Eigenlijk is de keuze heel makkelijk. Als je stap 1, 2 en 3 doorlopen hebt, is het volkomen logisch dat de KPI’s van het vitaliteitsbeleid in lijn liggen met de gekozen strategie van de organisatie. Is de strategie om het verzuim van fysieke klachten terug te dringen, dan kies je hiervoor. Is de strategie om een vitale organisatie te zijn om beter invulling te kunnen geven aan de klant behoefte? Dan kies je voor klantbeleving. Daarnaast is het goed om één of meer procesgerichte KPI’s te kiezen zoals (behandel)effecten, tevredenheid en deelnemers aantallen.

7. Branding maakt vitaliteitsbeleid sexy en herkenbaar

Vaak onderschat maar een essentieel onderdeel van een goed werkend gezondheidsbeleid; de branding en communicatie. Laten we beginnen met de branding. Met branding bedoel ik het creëren van een herkenbaar en duidelijk beeldmerk. Een mooi voorbeeld hiervan is DAS. DAS heeft als bedrijf de slogan DAS.Opgelost. Het vitaliteitsbeleid bij DAS heet DAS.Vitaal waarmee direct de link met de strategie van het bedrijf duidelijk wordt. DAS.Vitaal heeft een eigen herkenbaar logo. Leuke bijkomstigheid is dat DAS.Vitaal ruimte geeft voor word play. Zo is er DAS.Vitaal Fitness, DAS.Vitaal Fysiotherapie en zo meer.
DAS.Vitaal draagt het vitaliteitsbeleid van DAS uit en is herkenbaar voor alle medewerkers. Medewerkers zien hierdoor beter het verband tussen de, anders op het eerste gezicht van elkaar losstaande interventies, die geboden worden. DAS.Vitaal is als het ware de paraplu waaronder alle gezondheid bevorderende activiteiten zichtbaar verbonden worden. Branding maakt dat het vitaliteitsbeleid niet ergens staat weg te stoffen in een ordner op de HR afdeling of terug te lezen valt op een plek op het intranet die door niemand goed te vinden is. Branding maakt  het gezondheidsbeleid herkenbaar en sexy voor de medeweker.

Auteur: Sander de Casparis, Sander is zorgvebeteraar en oprichter van HelloFysio en HelloFysioapp hét online fysiotherapie platform van Nederland. De vitaliteit van de werknemers is een belangrijk thema en veel bedrijven passen hun vitaliteitsbeleid al toe om de gezondheid van werknemers te verhogen.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.