Google+ is ontworpen als sociaal platform. Gebruikers ontvangen berichten, kunnen reageren op berichten en zelf berichten plaatsen. Organisaties kunnen met Google+ een berichtenstroom op gang brengen richting medewerkers. Google+ is meer dan alleen een communicatiekanaal; goed gebruik kan de organisatie krachtiger maken.

Google+ faciliteert kennis delen en samenwerken, creëert een communitygevoel en versterkt daarmee het  innovatieve vermogen van een organisatie. Wat is er nodig om Google+ effectief te kunnen benutten?

1. Zorg voor relevante content

De relevantie en aantrekkelijkheid van de content bepaalt of postings gelezen worden en of erop wordt gereageerd. Op Google+ zijn meer typen content mogelijk dan op Facebook, zo is er een speciale tool om polls uit te schrijven en is de integratie met Youtube erg goed.

De aard van de postings kan heel verschillend zijn; nieuwsberichten, maar ook langere teksten, video’s of verwijzingen naar andere webpagina’s. De volgende typen zijn mogelijk:

• actuele nieuwsberichten
• beelden met bijschrift
• polls
• uitnodigingen voor discussies
• achtergrondartikelen
• video’s
• uitnodigingen voor Google+ Hangouts
• uitnodigingen voor Google+ Events

2. Segmenteer met kringen

Google+ is gebouwd rondom twee structuren: kringen en communities. Deze kunnen afzonderlijk of in combinatie gebruikt worden.

Gebruikers kunnen personen die zij volgen op Google+ groeperen in kringen. Hierdoor kunnen gebruikers zelf de kringen selecteren waarvan ze de posts willen lezen. Andersom kunnen gebruikers via deze kringen hun posts met selecties van hun volgers delen.  Gebruikers kunnen niet zien aan welke kringen zij zijn toegevoegd. 

Kringen kunnen in grote organisaties toegepast worden om segmentaties te maken. In de Google API is het mogelijk groepen gebruikers te koppelen aan kringen. Hierdoor is een koppeling mogelijk tussen Google+ en HR-systemen. Door medewerkers in HR-systemen op bijvoorbeeld regio’s, labels en functieniveau te ‘taggen’, worden zij automatisch toegevoegd aan de voor hen relevante kringen.

3. Maak de wereld kleiner met communities

Binnen Google+ kunnen gebruikers en beheerders communities aanmaken. Dit zijn online ontmoetingsplaatsen voor mensen met gedeelde interesses. Dergelijke communities kunnen niet alleen door de organisatie geïnitieerd en onderhouden worden, maar ook door medewerkers zelf.

Vanuit deze communities kunnen dezelfde typen berichten worden gepost als hierboven beschreven. Het is mogelijk om een community een besloten karakter te geven; in dat geval worden leden uitsluitend na goedkeuring van de administrator toegelaten en zijn berichten niet buiten de community zichtbaar. Tevens is het mogelijk om besloten communities buiten de organisatie op te zetten, waardoor ook ‘niet-Randstadleden’ kunnen worden toegevoegd. Medewerkers kunnen voor een specifieke community worden uitgenodigd of kunnen zichzelf aanmelden. Het is mogelijk om groepen medewerkers een link te mailen, waardoor zij lid kunnen worden van een community.

4. Gebruik video als communicatiemiddel in Hangouts on Air

Hangouts zijn live video events waaraan maximaal vijftien medewerkers live kunnen deelnemen, maar die door de gehele organisaties kunnen worden bekeken. Medewerkers worden in Google+ uitgenodigd voor een Hangout. Indien zij aangeven aan een Hangout te willen deelnemen, dan wordt dit automatisch in de agenda geplaatst en krijgen zij een herinnering zodra de Hangout start.

Een Hangout ziet eruit als een live tv-programma en kan ook organisatiebreed worden ingezet. Omdat Hangouts over een live chatfunctie beschikken, kan er live interactie plaatshebben met alle kijkers. Met deze functie kunnen kijkers in de chat vragen stellen en opmerkingen plaatsen. Hangoutsessies kunnen worden opgeslagen in YouTube en later gedeeld worden.

Een andere functie van Hangouts is dat deze de onderlinge communicatie faciliteren; vergaderingen of bilateraal overleg kunnen vanaf de werkplek door middel van Hangouts plaatshebben. Hiervoor zijn slechts een webcam en een microfoon of headset benodigd. Via een Chromebox is het mogelijk om met groepen deel te nemen aan Hangouts. Een Chromebox bestaat uit een computer, een camera, een microfoon/speaker en een afstandsbediening, die aangesloten worden op de tv.

Hangouts zijn een goed bruikbaar middel binnen de interne communicatie. Events kunnen live worden uitgezonden, maar ze kunnen ook worden ingezet om bijvoorbeeld directieleden live te interviewen, webinars te organiseren en om korte praatprogramma’s te maken die op diverse vestigingen bekeken kunnen worden (Coffee Hangout, elke woensdagochtend van 10.30 tot 10.45).

De Hangoutsessies kunnen op Youtube worden bewaard om later nog eens bekeken te worden.

5. Distribueer kennis met Google Drive

Google Drive is de cloudservice van Google. Medewerkers kunnen mappen aanmaken en vanuit Google Drive documenten aanmaken en bewerken. Hierdoor zijn documenten overal en op alle devices (laptops, smartphones enz.) beschikbaar.

Organisaties kunnen mappen delen met medewerkers op Google Drive. Deze mappen kunnen relevante achtergrondinformatie bevatten, zoals kerncijfers, adresinformatie et cetera. Doordat de mappen automatisch gesynchroniseerd worden, beschikken medewerkers altijd en overal over actuele informatie.

Google Drive faciliteert het samenwerken; medewerkers kunnen aan gezamenlijk gedeelde documenten werken en mappen kunnen gedeeld worden. Ook deze documenten kunnen overal worden ingezien en bewerkt. Oude en overschreven versies blijven beschikbaar blijven in Google Drive.

In Google Drive kunnen organisaties mappen met basisdocumenten delen met (groepen) medewerkers. Vooral voor actuele en snel veranderende informatie, zoals prijsinformatie, is dit erg handig. Doordat deze mappen centraal beheerd worden, beschikken medewerkers altijd over up-to-date informatie.

Gebruikers kunnen zelf aangeven over welke mappen zij willen beschikken en zien deze mappen in ‘hun’ Google Drive. Doordat ook Google Drive door smartphones op Android en iOS ondersteund wordt, is de informatie overal beschikbaar.

6. Denk vooraf na over de communicatiestructuur

Het opzetten van een goede structuur van kringen en communities is buitengewoon belangrijjk; het is niet mogelijk hierin later nog andere – elementaire – keuzen te maken. Google adviseert om de ‘brede’ nieuwsstroom via kringen te laten lopen, waarbij de eerste segmentatie wordt gemaakt. Communities worden door Google gezien als fora voor special interest onderwerpen.

Wij adviseren klein te beginnen met één community. Dit is overzichtelijk en begrijpelijk voor de medewerkers. Wij stellen de volgende gefaseerde aanpak voor.

1. Start met een eerste community voor alle medewerkers en gebruik hashtags om content gemakkelijk terug te kunnen vinden.
2. Creëer categorieën binnen de community voor veelbediscussieerde onderwerpen.
3. Als bepaalde onderwerpen de discussie in de community bepalen: creëer een aparte community.

Zodra de medewerkers gewend zijn aan Google+ is het tijd het interne Google+ platform breed uit te rollen. Voorafgaand daaraan is het zinvol een goede kringen- en communitystructuur binnen de organisatie op te zetten, met uitgangspunten en spelregels. Wij adviseren een analyse te laten uitvoeren en in overleg met de verantwoordelijken bij Randstad een opzet te maken.Het belangrijkste uitgangspunt hierbij is, dat kringen en communities moeten worden ingezet om ervoor te zorgen dat de medewerkers informatie op maat krijgen: alles wat relevant is, niets dat onnodig is. 

7. Stel een communitymanager aan

Google+ is ontwikkeld als social platform, waarbij het succes bepaald wordt door de gebruikers zelf. Indien deze interactie adequaat wordt aangestuurd, ontstaat een grote dynamiek binnen de organisatie, waarbij medewerkers kennis en informatie met elkaar delen en van commentaar voorzien. Dit maakt Google+ tot een potentieel zeer krachtig communicatiemiddel. Het is belangrijk dat de communicatie begeleid wordt door een interne communitymanager, die deze dynamiek stuurt. Dit is een kritische succesfactor.

Hiervoor moet een structuur ontstaan:

• taken en verantwoordelijkheden community manager
• promotie communities bij medewerkers
• content voor communties (aggregatie, selectie, productie, productie en contentagenda)
• stimulatie en moderatie interactie
• identificeren en faciliteren interne ambassadeurs en deze betrekken bij doorontwikkeling
• jaarplan met meetbare doelstellingen
• inrichten social analytics
• interne spelregels over het gebruik van Google+

De verantwoordelijkheid voor het functioneren van communities ligt bij de initiatiefnemers/gebruikers zelf. Het is logisch als de hoofdverantwoordelijke voor bijvoorbeeld een afdeling of project ook verantwoordelijk is voor de betreffende community. Zij worden gefaciliteerd door de interne community manager. Initieel is één community manager voldoende, op termijn zouden dit er meer kunnen zijn.

Want:

Meer betrokken medewerkers die goed geïnformeerd zijn en overal kunnen beschikken over actuele informaties versterken de organisatie.

Bron: Labels Blog 

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.