Op Nu.nl stond dat het in oktober en november altijd erg druk is op de wegen. Één van de oorzaken is mist. Mist is economisch gezien niet wenselijk en mist binnen ons vak is al net zo onwenselijk. Wat ik hiermee bedoel? Veel keuzes die binnen inkoop gemaakt worden zijn op basis van halve informatie, waarbij de situatie dus niet volledig helder is. Dit wil heus niet altijd zeggen dat de inkoper de verkeerde keuze maakt, maar het vergroot de kans hier wel op. Het is tijd dat we hier binnen inkoop meer aandacht aan besteden.

Op een aantal plekken binnen inkoop heeft dit gebrek aan voldoende informatie een grote impact. Ik denk hierbij als eerste aan het vaststellen van de leverancierslijst. Veel inkopers leunen hier op ervaring, waarbij de markt niet altijd volledig in kaart is gebracht. Dit is des te meer relevant als het mogelijk is om global te sourcen. Dit is kwalijk, omdat op deze wijze, vroeg in het sourcing proces, mogelijk waardevolle leveranciers direct buiten de boot vallen. Daarmee is het sourcing proces ook minder effectief. Het internet biedt hier deels oplossingen voor, denk hierbij aan bijvoorbeeld Ariba Supplier Network. Ook kunnen websites zoals www.globalsources.com of www.alibaba.com gebruikt worden. Natuurlijk is het inhuren van partners in bijvoorbeeld Azië die dit uit handen nemen ook een optie. 

Een andere mistige plek binnen inkoop is een paar stappen verder in het sourcing proces, namelijk binnen het toewijzen van pakketten aan leveranciers. In complexe sourcing projecten met veel biedingen (bijvoorbeeld een wegtransport tender voor Europa) is de inkoper geneigd om deze grote bak aan informatie te verkleinen om het te kunnen analyseren. Dan wordt al gauw de strategie gekozen om met bijvoorbeeld drie leveranciers te werken en vallen alle andere partijen af. Op deze wijze omgaan met alle biedingen is zonde. Deze prijsinformatie moet je analyseren door allerlei scenario’s te draaien om tot een heldere en rationele keuze te komen. Ook hier zijn prachtige tools voor in de markt, denk hierbij aan Iasta, SciQuest en TradeExtensions waarmee het mogelijk is om de grote bak met data te kunnen handelen en volledige transparantie te creëren door scenario’s te draaien. Deze tools zijn niet makkelijk in gebruik, maar bij grote sourcing projecten zijn deze tools goud waard.

De laatst opvallende plek is de meting van leveranciersprestaties. Bij vele organisaties is het meten van basale informatie (zoals leverbetrouwbaarheid) niet goed voorgeorganiseerd. Dit leidt ertoe dat de leverancier niet goed gemanaged kan worden én dat deze input niet meegenomen kan worden in het eerstvolgende sourcing project. Veelal zijn de inrichtingen van de ERP systemen hier schuldig aan en is dit niet zo eenvoudig op te lossen. Toch is er om te kunnen sturen, geen weg omheen.

[alert type=”info” title=”Leestip: De efficiëntie van de inkoper; Tuut Tuut Tuut dat is snel! En meteen denk je aan die ene leverancier. Ik weet zeker dat je niet gedacht hebt aan de inkoper.”] Lees het artikel.

Kortom, misschien is het tijd om als inkoop meer aandacht te besteden aan het vergaren en managen van inkoopinformatie. Er zijn mooie tools voor handen die gebruikt kunnen worden. Opvallend genoeg is de marketeer zich hier al enige jaren van bewust, daar heeft de term ‘big data’ zijn intrede gedaan en is het vak daarmee ook ingrijpend veranderd. Misschien maakt inkoop wel dezelfde beweging waarbij zaken als intuïtie en gevoel minder belangrijk worden en harde data juist belangrijker.

Auteur: Sander Koopmans (Adjust): Als Managing Consultant ben ik actief in het professionaliseren van de inkoopfunctie binnen bedrijven en dit is wat mij drijft. Binnen Adjust heb ik een aantal focus gebieden waaronder de Pan-Europese inkoop van Logistiek en Verpakkingen waarbinnen ik als projectleider vele inkooptrajecten heb uitgevoerd. Daarnaast ben ik binnen Adjust en de Global Sourcing Alliance verantwoordelijk voor de ontwikkeling van visie en kennis op het gebied van de inkoop van Marketing en Communicatie. Door mijn passie voor inkoop én marketing excelleer ik op dit terrein en ben in staat om een goede samenwerking met de marketeers te creëren.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.