Je komt ze niet vaak tegen, offerteaanvragen of aanbestedingen waarin puur op kwaliteit wordt ingekocht. Toch is dat vreemd. Als ik een auto koop heb ik een budget in mijn hoofd en probeer ik zoveel mogelijk voor mij relevante kwaliteit op die auto te krijgen. Ik ben een ietwat bezadigde automobilist die vaak in de file staat en ik vind het dus niet zo heel belangrijk hoe snel de auto kan of hoe krachtig hij kan optrekken. Ik hou niet van “sportieve” motorgeluiden. Hoe stiller de auto, hoe beter. Ik hou van comfort, een goede muziekinstallatie, climate control, lekkere stoelen, goede vering. Een navigatiesysteem vind ik onmisbaar. Een van de prettigste dingen aan een auto in de winter is voorruitverwarming. Verder vind ik dat een auto zuinig moet rijden en niet te snel moet afschrijven.

Als ik met dit verhaal naar een autoverkoper stap, dan kan hij mij direct vertellen of hij een auto heeft die aan mijn wensen voldoet en die binnen mijn budget past. Misschien biedt hij me een fonkelnieuwe auto aan, misschien een tweedehandse die oorspronkelijk misschien wel twee keer zo duur was. Doet hij er dan slim aan om te proberen mij een duurdere auto aan te smeren? Dacht het niet. Doet hij me een groot plezier door mij een auto aan te bieden die veel goedkoper is, maar die ook een beetje lawaaierig is? Dacht het niet.

Maak het de aanbieder makkelijk

Ik maak het de autoverkoper heel makkelijk. Als hij zo’n auto heeft voor die prijs, mag hij me die aanbieden, als hij hem niet heeft, ga ik naar een andere aanbieder. Ik bespaar hem de moeite van een lastig verkoopgesprek. Nadat ik met mijn verhaal bij een stuk of 5 garages ben geweest heb ik misschien 3 aanbiedingen. Daaruit kan ik kiezen. Ik kies dan de auto die de meeste extra’s heeft ten opzichte van de andere. Dat kan park-assist zijn, stoelverwarming, of forward collision protection, wat dan ook. Het kan echter niet een sportstuurtje, vierwielaandrijving of een stoere striping zijn. Uiteindelijk koop ik een auto die aan al mijn wensen voldoet, voor het budget dat ik in mijn hoofd heb en ik krijg er voor hetzelfde geld nog een paar leuke extra’s bij.

Inkopen op kwaliteit is duidelijk voor iedereen

Hoe prettig zou het zijn, als inkopers in hun offerteaanvraag of aanbesteding op dezelfde manier tewerk zouden gaan? Dat is veel eenvoudiger dan EMVI (de Economisch Meest Voordelige Inschrijving, ofwel de beste prijs/kwaliteit verhouding). Het geeft duidelijkheid aan de potentiële aanbieders, die van tevoren kunnen inschatten of zij aan de vraag kunnen voldoen. Als dat niet zo is, hoeven ze ook niet te investeren in het maken van een offerte. Voor aanbieders die wel kunnen leveren wat er gevraagd wordt, is direct duidelijk of zij aan de kwaliteitseisen kunnen voldoen. En ze concurreren op extra meerwaarde, door in hun aanbieding extra’s mee te nemen die overeenkomen met wat de klant werkelijk als kwaliteit ervaart. Prijs is voor de meeste bedrijven of overheidsorganisaties niet heel erg relevant. Het budget is toch al gereserveerd. EMVI heeft als risico dat er voor een lagere prijs slechte kwaliteit wordt ingekocht. Dat risico loop je niet als je je budget prijsgeeft. Dan krijg je namelijk automatisch zoveel mogelijk kwaliteit voor je geld.

Mijn advies aan inkopers

Bepaal een reële prijs voor wat je wilt inkopen. Zet de inkoopopdracht in de markt voor die prijs. Maak duidelijk wat je wilt en wat je als kwaliteit ervaart en eventueel ook wat je niet relevant vindt. Geef aanbieders de ruimte om de opdracht verder aan te kleden met kwaliteitskenmerken die in de lijn liggen met je eigen prioriteiten en wensen. Daarvoor moet je iets vertellen over je doelstellingen en wat je wilt bereiken en wat voor jou meerwaarde heeft. Stap af van het waarderen van de laagste prijs. Dat levert je minder op dan de extra meerwaarde die je krijgt als je de prijs vastzet. Koop puur op kwaliteit binnen je budget. Daarmee behaal je de beste resultaten.

Auteur: Roelf Houwing, eigenaar bij Smart Tenders, helpt bedrijven bij het binnenhalen van grote opdrachten door een winnende aanbieding te maken naar aanleiding van een Europese Aanbesteding of een offerteaanvraag. Hoe eerder u mij inschakelt, hoe groter de kans om de opdracht ook daadwerkelijk te scoren.

[alert type=”info” title=”Leestip: 10 belangrijke misvattingen over prestatie-inkoop  “] Lees het artikel

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.