HR besteedt nog te veel tijd aan verkeerde zaken: ze zijn gemiddeld negen uur per week bezig met het uitvoeren van administratieve handelingen en personeelsmanagement. Door deze tijdrovende klussen kunnen zij zich minder bezighouden met waar hun eigenlijke kracht ligt: namelijk het talentmanagement of performancemanagement. Daar spenderen ze respectievelijk gemiddeld maar drie uur per week aan. Dat blijkt uit het recente HR-onderzoek van Unit4 onder 179 managers en adviseurs van de HR- en financiële afdelingen van organisaties uit verschillende sectoren.

In deze enquête werd de professionals gevraagd naar hun gebruikte systemen, werkwijzen en wensen. Dit onderzoek is waardevol omdat HR-afdelingen steeds belangrijker worden binnen organisaties. Zij kunnen van directe invloed zijn op het presteren van werknemers, omdat zij zich bezighouden met het opleiden en ontwikkelingen van het personeel. Dat is de reden waarom zij zich zouden moeten richten op deze taken en minder op taken van secundair belang. Als je het zo bekijkt, is het natuurlijk zonde dat ze daar geen tijd voor vrij kunnen maken. Tijd voor verandering, want uit de resultaten van het onderzoek blijkt dit hard nodig.

Administratieve handelingen zijn niet efficiënt
Aan de respondenten is gevraagd aan welke processen de HR-afdeling volgens hen te veel tijd besteedt. Dit is de top drie:

1. Verzuim en re-integratie (39%)
2. Verbeteren interne dienstverlening (23%)
3. Werven nieuwe medewerkers (22%)

HR-organisaties hebben dus te maken met veel diverse taken, waardoor zij niet altijd even efficiënt hun tijd kunnen besteden. Extra tijd creëren voor HR-afdelingen is daarom een belangrijke strategie voor bedrijven die hun interne waarde willen verhogen: zorgen dat het personeel beter werk uitvoert. Het antwoord op hoe je extra tijd kunt creëren, is eigenlijk relatief simpel: zorgen dat de werkdruk minder is en dat HR-afdelingen efficiënter kunnen worden. Dat is geen hogere wiskunde natuurlijk, maar hoe doe je dat dan? 

Automatiseren levert tijdwinst op
Eén van de mogelijkheden is om processen te automatiseren. De respondenten gaven massaal aan dat HR-organisaties te veel tijd besteden aan administratieve handelingen. Het zou veel tijd schelen, wanneer relatief eenvoudige handelingen geautomatiseerd kunnen worden. Hoewel hier enorme kansen liggen voor veel organisaties, blijkt uit het onderzoek dat er niet veel aandacht wordt besteed aan deze moderniseringsslag. Op de vraag welke beleidsthema’s het komende jaar extra aandacht krijgen, krijgt het automatiseren van de administratie slechts een score van vier op de tien qua urgentie. Ook het verbeteren van de interne dienstverlening scoort laag met een vier.

Uitbesteden
Een andere mogelijkheid om extra tijd te creëren voor HR-afdelingen is het uitbesteden van taken. Bijvoorbeeld door het uitbesteden van de salarisadministratie. Dat levert niet alleen tijdswinst op voor de HR-afdeling, ook de continuïteit en kwaliteit zijn hiermee vaak beter geborgd. Al met al levert dat meer tevreden werknemers op, want fouten zijn niet geoorloofd en het salaris moet op tijd betaald worden.

[alert type=”info” title=”Leestip: Strategisch HRM plan: Erkennen, Begrijpen, Doen! “] Lees het artikel

Wanneer organisaties dus vol inzetten op het verlagen van de werkdruk van de HR-professionals, kunnen zij ervoor kiezen om administratieve handelingen te automatiseren of om taken uit te besteden. Het onderzoek laat duidelijk zien dat hier de kansen liggen. HR-mensen moeten dus stoppen met het spenderen van tijd aan administratie en routine, en ervoor zorgen dat ze tijd vrijmaken om echt waarde toe te voegen aan de organisatie: empower your employees!

Auteur: Erick Bos, directeur Global Cloud Excellence bij UNIT4, is o.a. gespecialiseerd in Cloud management, SaaS sales, marketing, IT-innovaties en presteert optimaal wanneer marketing samensmelt met business development. Met zijn professionele kennis en werkwijze streeft Erick ernaar om cloud diensten aan te bieden die efficiënt zijn en kosten verlagen.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.