Waarom user stories u helpen bij het maken van een HRM beleidsplan

Dat scrum ook buiten het IT domein toe te passen is en van toegevoegde waarde is, dat wist u waarschijnlijk wel. Wij als scrum@work werken daar dagelijks aan.  Eén van de “good practices” van scrum is het gebruik van user stories. Het totale project wordt in allemaal kleine onderdelen opgedeeld om de juiste prioriteiten te kunnen bepalen en het werk effectief te organiseren door focus te houden. Een user story is zo’n klein stukje werk dat in één sprint in zijn geheel is af te ronden. Dus niet de nadruk op “beginnen” of “er mee bezig zijn” maar op afronden.

Maar hoe komt u nu aan die user stories? Vaak horen wij het argument dat opsplitsen geen zin heeft omdat de gebruikers pas tevreden zijn als “alles” (lees: het hele project) is opgeleverd. Wij willen u graag aan de hand van een HR beleidstuk meenemen in hoe u tot user stories komt en hoe u de juiste prioriteiten kunt stellen.

Strategisch HRM beleidsplan

Als uitgangspunt nemen we een beschrijving om te komen tot een strategisch HRM beleidsdocument. Deze omschrijving bevat alle mogelijke onderdelen van een HRM beleidsdocument en wat er in de betreffende passage zou moeten staan. Laten we beginnen met de volgende passage:

Kengetallen, meten is weten

Wie wil weten of het werk van de HRM afdeling effect heeft, moet gegevens bijhouden. Uit het personeelsinformatiesysteem en de salarisadministratie is een schat aan informatie te halen, die als basis dient voor het personeelsbeleid. Er is in sommige gevallen keuze uit een uitgebreide actielijst van wel meer dan 30 kengetallen. Per kengetal kunt u doelen stellen en deze in acties omzetten voor uw personeelsbeleid.

Als u als medewerker HRM deze tekst voor u krijgt, kan u het gevoel bekruipen van waar te beginnen en hoe organiseer ik dit. Het gebruik van user stories (of project stories) kunnen u hier antwoord op geven. Uit de voorgenoemde tekstpassage zouden de volgende user stories afgeleid kunnen worden

Als HRM beleidsmedewerker

Wil ik een opsomming van alle mogelijke kengetallen

Zodat er een betere keuze gemaakt kan worden welke mix we gaan gebruiken

Als HRM beleidsmedewerker

Wil ik een mix van kengetallen samenstellen

Zodat we de effectiviteit van de afdeling HRM goed kunnen meten

Als HRM beleidsmedewerker

Wil ik een nulmeting uitvoeren van kengetal X

Zodat we een uitgangspunt hebben waarop we onze effectiviteit kunnen meten

Als HRM beleidsmedewerker

Wil ik de doelen van kengetal X weten

Zodat we betere keuzes kunnen maken in ons HRM beleid

Als HRM beleidsmedewerker

Wil ik weten welke acties we gaan doen om de doelen van kengetal X te halen

Zodat we een duidelijke structuur en “weg naar” hebben en daardoor efficiënter onze doelen kunnen halen.

etc

Juiste prioriteit. Moet alles tegelijk?

De opdeling van het werk in user stories biedt de mogelijkheid om de juiste prioriteit te bepalen. Is het bijvoorbeeld voor een organisatie belangrijker om eerst van alle kengetallen een nulmeting te doen of heeft het meer toegevoegde waarde om per kengetal de nulmeting, doelen en acties te bepalen zodat we deze al in de praktijk kunnen brengen? Het antwoord op deze vraag is natuurlijk organisatie- en situatieafhankelijk maar het biedt op deze manier wel de keuzemogelijkheid.

Deze prioriteitskeuzemogelijkheden komen nog beter tot zijn recht als we naar het volgende onderwerp van het HRM beleidsplan kijken:

Functiebeschrijving

Een functiebeschrijving geeft de inhoud en functie-eisen weer van alle bestaande en nieuwe functies in een organisatie. Een set van complete functiebeschrijvingen van de organisatie, vormt de basis voor het `loongebouw` en moet aansluiten op het personeelsbeleid. De functiebeschrijving kan ook dienen als basis voor het beoordelen van het personeel en het voeren van functioneringsgesprekken.

U kunt zich hierbij afvragen of de functieomschrijving direct op het laagste niveau gemaakt moeten worden of dat er als voorbeeld kan worden begonnen met de functie “marketeer” en in een later stadium of fase (dus met een lagere prioriteit) de functiebeschrijvingen gaat uitwerken naar “online marketeer”, “social media marketeer”, “SEO consultant”, etc.

[alert type=”info” title=”Leestip: De opkomst en toekomst van e-HRM “] Lees het artikel

Inspelen op veranderingen

Door het op deze manier opsplitsen van het werk en de daaraan gekoppelde flexibele prioriteitstelling bent u beter in staat om in te spelen op (grote) veranderingen. Stelt u zich eens voor dat u als bedrijf een grote order binnenhaalt waardoor er ineens heel snel productiepersoneel moet worden aangenomen. Door de geboden flexibiliteit kunt u als manager HRM hier op inspelen door de functiebeschrijving van productiepersoneel een hogere prioriteit te geven om uit te werken zodat deze als eerste kan worden afgerond, het juiste personeel geselecteerd kan worden en de productie kan worden opgestart.

Het werk opdelen in kleine en losse user stories, maakt het inschatten en inplannen van werk in een sprint eenvoudiger en van betere kwaliteit. Betere inschattingen en planningen dragen er aan bij dat het team beter in staat is om het werk ook daadwerkelijk af te ronden. Zoals in de eerste allinea al is benoemd, wordt bij scrum de focus verlegd van “mee bezig zijn” naar “afronden”.

Tot slot

Met deze blog willen we duidelijk maken dat de scrummethode in zijn algemeen en het gebruik van user stories in het bijzonder, in veel meer disciplines kan worden toegepast en van toegevoegde waarde is. We streven hierbij inspiratie en motivatie na. Het zet u hopelijk aan tot denken. Natuurlijk lezen we graag uw reacties en eigen ervaringen. Wilt u meer informatie, neem dan contact met ons op.

Auteur: Johan van Delden, werkzaam bij Scrum@work, een dienstverlener met als grote drijfveer om alle organisaties te laten profiteren van de voordelen van het werken met Agile en Scrum. Wij dagen organisaties uit de traditionele manier van werken en management los te laten en te vertrouwen op de kracht van zelfsturende teams, de wensen van stakeholders en het stellen van de juiste prioriteiten. Samen met focus en gedeelde verantwoordelijkheid zorgt dit voor direct zichtbaar resultaat én meer plezier op de werkvloer! Naast het bieden van opleidingen en coaching, bieden wij organisaties inspirerende en uitdagende workshops. Of het nu uw eerste kennismaking met Scrum is, er mee wilt starten of er al mee werkt en verder wilt groeien, wij hebben een passend aanbod voor u. Kijk op scrumatwork.nl voor meer informatie. Dit artikel is origineel geplaatst op 19 oktober namens Scrumatwork en vindt u hier.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.