Effectief contractmanagement zorgt ervoor, dat twee (of meer) contractpartners hun respectievelijke verplichtingen zo efficiënt mogelijk nakomen, om zeker te zijn dat zowel de bedrijfsmatige als operationele doelstellingen van het contract gerealiseerd worden.  

Contractmanagement voldoet aan zijn beloften, wanneer

• de leveringsafspraken voldoen aan de eisen van zowel de afnemer als de leverancier;
• De verwachte baten en waarde gerealiseerd worden;
• beide partijen zich proactief coöperatief opstellen;
• elke partner zich bewust is van zijn rechten en verplichtingen;
• er zelden sprake is van misverstanden en geschillen;
• Het contract voldoet aan alle in- en externe juridische en audit-vereisten.

Onderzoek gebruikte tools

Bijna de helft (47%) van de bedrijven en instellingen in Nederland bewaart zijn contracten en facturen nog steeds in een fysiek dossier, zo blijkt uit onderzoek dat Ricoh onlangs liet doen. Het belang van (effectiever en efficiënter) contractmanagement (CM) wordt dan ook volmondig erkend door NEVI, de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement. Vandaar dat NEVI al weer voor de derde keer de professionaliteit liet onderzoeken, hoe en met welke tools Nederlandse organisaties contractmanagement inrichten en uitvoeren. Dit keer ging NEVI na, hoe en in welke mate organisaties gebruik maken van CM-software, wat de succesfactoren zijn en waar men (on)tevreden is met de oplossing. Wat blijkt? Eén op de vijf respondenten gebruikte voorheen geen enkele vorm van softwarematige ondersteuning van contractenbeheer – en één op de vier zet daartoe cm-functionaliteiten in meerdere systemen in, zoals aangetroffen in hun ERP-pakket, in Excel of in hun documentmanagementsystemen.

Heeft men wel de beschikking over specifieke CM-software, dan blijkt men vaak alsnog daarnaast Excel te gebruiken.

Het risico van het vastleggen van contract-metadata in verschillende systemen met verschillende eigenaren spreekt voor zich. Daarmee vergroot je alleen de kans op inconsistenties, misverstanden, inefficiëntie en pijnlijke fouten.

Draaitabellen

Wat opvalt is de populariteit van Excel. Ik weet dat Excel voor veel financials ‘de beste oplossing ooit’ is. Wat je allemaal niet kunt doen met draaitabellen… er gaat een wereld voor je open! Dat doet me denken aan de opkomst van MS Access in de jaren 90, als knutseltool waar alles mee kon. Het grootste voordeel van Excel is ook meteen haar of zijn grootste nadeel: alles is naar eigen hand te zetten, aan te passen en te manipuleren. Dat is misschien handig, maar het resultaat is niet consistent en al helemaal niet compliant. Standaardisatie van wat je wilt vastleggen is nauwelijks af te dwingen; alle contracten centraal beschikbaar voor meerdere (gelijktijdige) gebruikers gaat eigenlijk niet met Excel. Okay, je zou ze centraal kunnen opslaan op de fileserver (lees verkenner) en ze kunnen delen via email en een password op het werkblad … maar dat is toch niet wat we ideaal zouden willen.

Hoewel een grote meerderheid van hen die wél CM-software gebruiken (i.e. 89%) aangeeft dat operationeel contractmanagement zeker (erg) belangrijk is voor de organisatie, blijken zij uiteindelijk meestal alleen de meest basale functionaliteiten daarin echt te gebruiken, zoals signalering dat een contract afloopt, of relaties tussen contracten. Slechts 19% van de respondenten zegt bijvoorbeeld de performance-monitoringfuncties (op tijd en conform afspraken geleverd etc.) echt te gebruiken – misschien omdat 84% ontevreden zegt te zijn over de performance van deze functie? Of omdat ruim de helft van de deelnemers het nakomen van contractuele afspraken door de partner helemaal niet echt monitort?

Meten en melden

Ook voor contractmanagement geldt dat meten weten is. Maar ook dat meten alleen weinig zin heeft, als er niets met de gemeten prestaties gedaan wordt. Bijvoorbeeld met meldingen van dreigende achterblijvende uitnutting van een contract of als kwaliteitsafspraken niet worden gehaald op basis van de vastgelegde SLA. Ook meet- en meldsystemen moeten uiteindelijk waarde toevoegen. Daarvoor is het noodzakelijk alle relevante data uit meerdere systemen te bundelen.

[alert type=”info” title=”Leestip: Inkoop moet meer oog hebben voor resultaat “] Lees het artikel

Aan het roer staan

Het is dan ook interessanter om verder te kijken dan contractmanagement alleen. Plaats CM in de totale procurement-keten, zeg ik. Combineer CM-data en meldingen met die uit spend-analyses, koppel CM met ERP, sourcing en purchasing-systemen – dan pas bent u in de positie om uw contractafspraken én de bijbehorende ondersteunende systemen maximaal uit te nutten.

Dan pas zit u aan het P2P-roer tijdens de gehele contractperiode, in plaats van achteraf te moeten constateren dat de samenwerking niet conform afspraken is verlopen. Dan kunt u tevreden zijn, net als uw leveranciers, uw medewerkers en uiteindelijk ook uw klanten.

Auteur: Marcel van der Steen, werkzaam als Senior Business Consultant bij Ricoh Nederland, heeft ervaring met complexe bedrijfskundige omgevingen bij veel verschillende organisaties (publieke en commerciële) en helpt organisaties bij het digitaliseren en optimaliseren van documentintensieve processen zoals het procurement to pay proces, stroomlijnen van het HR-proces, digitale archivering en verbeteren van informatiestromen. Hierdoor wordt het voor afdelingen als HR, Financiën en Inkoop mogelijk om meer tactisch en strategisch bezig te zijn i.p.v operationeel. Dankzij optimalisering van processen is het mogelijk om je als medewerker en organisatie beter te focussen op wat belangrijk is. Zodat je kunt doen waar je goed in bent i.p.v. je te moeten bezighouden met randzaken.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.