Inbesteden of uitbesteden, make-or-buy, wel kopen of niet kopen? Moeilijke afwegingen en beslissingen waarbij – door informatiegebrek – de emoties hoog kunnen oplopen. In een honderd procent transparante wereld waarin álle relevante informatie beschikbaar is, zou dit geen punt zijn. Dan neemt iedereen de meest optimale en rationele beslissingen.
Maar helaas: in zo’n wereld leven we niet.

Ook al wordt door internet relevante informatie meer toegankelijk, er komt daardoor tegelijkertijd zoveel informatie op ons af dat het filteren van die informatie die jij nodig hebt de name of the game is geworden. Daarbij blijven verrassingen altijd mogelijk: het is menselijkerwijs onmogelijk alle bronnen bij te houden.

Het valt me daarnaast op dat steeds meer bedrijven en overheidsorganisaties structureel overgaan tot het flexibeler maken van hun personeelsbestand. Ze zijn daarmee in staat zijn om gemakkelijker mee te ‘ademen’ met het aanbod van werk. Met name op inkoopafdelingen waar ‘productie’ wordt gedraaid, is het van belang dat de benodigde en beschikbare capaciteit op dagbasis op elkaar zijn afgestemd. De vaste bezetting ligt net iets onder de gemiddelde bezetting en is dus niet gebaseerd op de piekbelasting. De manager staat vervolgens voor de uitdaging om het werkaanbod gelijkmatig te houden en de pieken af te toppen (peak shaving). Dat is niet altijd realistisch. Zeker niet omdat niet alle informatie bekend is. Budgethouders kunnen uit het niets oppoppen met hun inkoopvragen.

Hoe kun je hier als inkoopmanager slim mee om gaan?

Zoek in het kader van inkoopaccountmanagement actief je klanten op, zodat je vroegtijdig weet welke inkoopcapaciteit je nodig hebt. Consolideer de individuele accountplannen en kijk waar je zaken naar voren kunt halen of kunt uitstellen. Zorg dat je inkoopteam flexibel is en voor meerdere taken of productgroepen ingezet kan worden. Als collega’s elkaars werk kunnen overnemen, voorkom je dat de ene helft omkomt in het werk terwijl de andere helft zit te klaverjassen.

Wat steeds meer grote organisaties ook als een serieuze optie beschouwen, is het inkopen van inkooptaken; Procurement out-tasking of – als het structureel is – Procurement outsourcing.
Je zou dat ook Procurement as a Service (PaaS) kunnen noemen. Dat kan een nuttig instrument zijn om bijvoorbeeld de ‘staart van je spend’ eens in de paar jaar toch wat aandacht te geven zonder dat je daar zelf de expertise en capaciteit zelf voor vrij hoeft te maken. Het is daarnaast een effectieve manier om je vaste kosten variabel te maken; in lijn met de trend van flexibilisering. Ook kun je PaaS goed inzetten als je nog te klein bent voor het tafellaken, of simpelweg de nodige expertise ontbeert voor die ene productgroep waar je specialistische markt- en productkennis voor nodig hebt. Geen verrassingen, dus op Fixed price basis, zodat je van tevoren weet waar je aan toe bent.

[alert type=”info” title=”Leestip: Binnenkort van start: Inkoopmanagement & Procurement (Post HBO)”] Lees het artikel

De Procurement as a Service-ontwikkeling zien we overigens steeds meer opkomen: BaaS (Bidmanagement as a Service), MaaS (Marketing as a Service) en LaaS (Law as a Service). De ICT-wereld heeft dus met SaaS (Software as a service) een trend gezet waar we nu met inkoop de vruchten van kunnen plukken.

Auteur:  Wim Nieland. Wim Nieland is directeur publiek bij adviesbureau Aeves. Aeves adviseert, levert interim oplossingen en voert executive search diensten uit voor alle commerciële functies binnen uw organisatie (inkoop, sales, marketing en communicatie).

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.