Technologische ontwikkelingen, steeds kortere doorlooptijden, onzekere economische tijden en een toenemende globalisatie. Strategische samenwerkingen tussen organisaties worden daarom steeds belangrijker om te kunnen overleven in onze dynamische maatschappij. Ook als inkoopconsultant kom ik dit fenomeen tegen. Inkopers zijn vaker op zoek naar strategische samenwerkingen met belangrijke leveranciers.

Dit betekent echter wel dat er een gelijkwaardig partnership gevormd moet worden tussen de (inkoop)organisatie en leverancier waarbij beide partijen afhankelijk zijn van elkaar. In deze blog beschrijf ik in 6 stappen waar inkopers rekening mee moeten houden bij het vormen van strategische samenwerkingen.

6 stappen voor een optimale strategische samenwerking

In het stappenplan hieronder leg ik in 6 stappen uit hoe een strategische samenwerking zo optimaal mogelijk tot stand kan komen. Naast de 6 stappen zijn er twee aspecten die gedurende het hele traject (van het opstarten van de samenwerking tot de evaluatie) belangrijk zijn.

STAP 1: STRATEGISCHE ANALYSE

Bekijk vanuit je eigen organisatie wat de lange termijn doelstellingen zijn en welke strategie er is om deze doelstellingen te behalen. Welke bijdrage gaat de samenwerking leveren aan het behalen van je strategische doelen?

STAP 2: VOORBEREIDING SAMENWERKING

Bij strategische samenwerkingen is het slim om een project team op te richten die de doelen van de samenwerking vaststelt (gebruik bijvoorbeeld onze balanced score card) en bepaalt welke voorwaarden er zijn voor een samenwerking. In deze stap kan ook vast worden nagedacht over het profiel van een ideale partner.

STAP 3: SELECTEREN PARTNER

In stap 3 wordt de meest geschikte partner voor een samenwerking geselecteerd. De waarde van een strategische samenwerking ligt in onderlinge afhankelijkheid. Hoe compatibel zijn de doelen en strategieën van beide partijen? Wat willen beide partijen bereiken met een samenwerking? Wanneer de leverancier kostenbesparing zoekt en de inkooporganisatie kennis ontwikkeling is de samenwerking gedoemd om te mislukken.

STAP 4: STRUCTUUR SAMENWERKING

  In stap 4 wordt bepaald welke structuur het beste bij de samenwerking past. Is er voldoende vertrouwen bij aanvang voor de samenwerking of is er meer controle gewenst? Hoe afhankelijk willen beide partijen van elkaar worden? Hoe lang gaat de samenwerking duren? Bepaal aan de hand van bovenstaande vragen welke structuur het beste bij de samenwerking past en vanaf wanneer de samenwerking begint.

STAP 5: MANAGEMENT SAMENWERKING

Stel iemand expliciet verantwoordelijk voor de samenwerking. Zorg dat je periodieke overleggen inplant en een goede rapportagestructuur maakt. Het is cruciaal om de contributies van beide partijen in relatie tot de doelstellingen goed te monitoren en te zorgen dat beide partijen bijdragen. Tot slot is het belangrijk om te bepalen hoe er met (vertrouwelijke) informatie omgegaan wordt en hoe eventuele conflicten worden opgelost.

STAP 6: EVALUATIE SAMENWERKING

Aan het einde van de samenwerking en zeker ook tijdens de samenwerking is het belangrijk om te evalueren. Hoe staat het ervoor met de doelen die aan het begin van de samenwerking zijn opgesteld? Probeer periodiek te evalueren zodat er op tijd bijgesteld kan worden. Bovendien is het goed om niet alleen te evalueren met financiële indicatoren, maar kijk bijvoorbeeld ook hoeveel kennis er verkregen is door de samenwerking of welke innovaties er uit voort zijn gekomen.

Naast de zes stappen zijn er nog 2 essentiële aspecten die een samenwerking tot een succes kunnen maken: de competenties van de organisaties die samen gaan werken en vertrouwen.

Bekijk of de organisatie de juiste competenties (o.a. afhankelijk van kennis, skills, mindset, tools en leer mechanismen) in huis heeft om een samenwerking te starten.

Zorg dat er vanaf het begin van (het opstarten van) de samenwerking gewerkt wordt aan een onderlinge vertrouwensrelatie. Alleen met voldoende vertrouwen kunnen beide partijen een gelijkwaardige relatie opbouwen waar ze écht afhankelijk worden van elkaar.

[alert type=”info” title=”Leestip: Inkoop is relatiemanagement “] Lees het artikel

Auteur: Febe Smid. Febe Smid is inkoopconsultant bij Supply Value. Supply Value is het adviesbureau op het gebied van inkoop, supply chain en informatiemanagement. Supply value helpt leiders slimmer samenwerken waardoor zij duurzame waarde creëren. Dit doen zij door het leveren van onafhankelijk advies met gedreven mensen en de beste middelen. Voor meer informatie, zie: supplyvalue. 

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.