Groepscoaching: hoe gaat dat in de praktijk? Een simpele uitleg in 5 eenvoudige stappen mét voorbeelden.

De groep functioneert niet (meer)

Je werkt als groep al enige tijd samen, maar het gaat niet meer zo makkelijk. Sterker nog: er zijn ergernissen. En er iets tegen ondernemen is lastig. Dan is het tijd om samen met een coach te kijken wat er in de groepsdynamiek gebeurt en hoe dat te veranderen.

Stap 1: kennismakingsgesprek

Zodra een groep vaststelt dat ze er zelf niet uitkomt om te veranderen, ontstaat de vraag: “Maar hoe kunnen we dat dan wél veranderen?” Tijd voor een eerste kennismakingsgesprek, want er moet uiteraard wel een klik zijn tussen de groepsleden en de (beoogde) coach.

Sommige groepen nodigen meerdere personen of bureaus uit, anderen gaan af op de persoonlijke ervaring van een van de groepsleden. Maar dat eerste gesprek is bepalend.

De beoogde coach stelt vragen, analyseert en geeft feedback in dat eerste gesprek. Samen met (enkele van) de groepsleden stelt hij/zij vast wat de kern van de issues is of waar die kern gezocht moet worden.

Op basis van de ervaringen van dat eerste gesprek beslissen de leden van de groep of ze een coach nodig hebben en zo ja, met wie ze dan in zee gaan.

Stap 2: intake

De intake is een voortzetting van het kennismakingsgesprek; nadat de groep besloten heeft om met de coach verder te gaan na het kennismakingsgesprek.

Een voorbeeld

Zo had ik van de week een gesprek met drie leden van een groep van twaalf personen. Ze vertelden over hun ervaringen tijdens de teammeetingen. Er waren verschillen van inzicht over de koers van de organisatie: enerzijds de politieke spelletjes om te zorgen voor genoeg financiën zodat er banen behouden werden, anderzijds het hogere doel van de organisatie en waartoe zij dient.

Dat verschil van inzicht zorgde ervoor dat elke bijeenkomst, elke vergadering, elk document of elke actie in een dubbel licht kwam te staan. En over het uiteindelijke eindresultaat was niemand het eens.

Dat maakte dat dit issue de groep belemmerde op een manier waar de leden samen niet uit kwamen. Telkens eindigden de gesprekken in een beargumenteerd samen overtuigen van de ander.

Het bovenstaande voorbeeld is uitstekend om onder begeleiding met de gehele groep aan te pakken.

Stap 3: voorbereidingen voor groepscoaching

Voordat er ook maar één bijeenkomst in het kader van groepscoaching kan beginnen, start de voorbereiding.

Locatie

Afhankelijk van het onderwerp gaat een vertegenwoordiging van de groep samen met de coach op zoek naar de meest geschikte locatie. Soms in het pand van de organisatie zelf, vaker juist op een externe locatie; om niet alleen figuurlijk maar ook letterlijk de situatie van een afstand te kunnen bekijken, onderzoeken en aan te passen.

Lengte van de bijeenkomst

Samen wordt ook gekeken naar wat het beste effect gaat hebben op de lange termijn: diverse korte bijeenkomsten of juist één of meerdere lange bijeenkomsten. Alles afhankelijk van het te bereiken einddoel en hoe diep de issues leven.

Terug naar het voorbeeld

In het voorgaande voorbeeld is samen besloten dat er twee dagen nodig zijn om er samen goed en duidelijk uit te komen. Niet alleen speelde het verschil van inzicht over de koers van de organisatie, maar ook over de uitvoering in de praktijk.

De voorbereiding van de coach

Als coach bereid ik mij op de groepscoaching voor door in de materie en issues van de groep te duiken. Door soms nog wat aanvullende informatie te vragen of stukken te lezen die de groep geproduceerd heeft of waar de groep mee te maken heeft. Maar vooral door veel na te denken over de groep en te voelen hoe de leden van de groep de issues waarnemen en op welke wijze zij er last van hebben.

Stap 4: groepscoaching

Na de gesprekken en de voorbereiding start de daadwerkelijke groepscoaching.

De start

De bijeenkomst in het voorgaande voorbeeld is gestart met het gezamenlijk vaststellen van wat er na twee dagen samen bereikt moet worden; die vormen beidende doelen van de groepscoaching.

Diverse gespreksvormen

Vervolgens zet ik als coach diverse gespreksvormen in die ik als coach begeleid. Daarmee zorg ik dat iedereen aan het woord komt, dat iedereen zijn/haar mening kan geven en dat iedereen het gevoel heeft dat zijn/haar mening er toe doet.

Dat doe ik door te zorgen dat de groep niet (te ver) afdwaalt van het pad om de doelen van de groepscoaching te bereiken. Door mensen die lang aan het woord zijn te stoppen zodra de essentie van hun betoog helder is. Door op verschillende manieren informatie uit de groep te verzamelen en te bundelen.

Terug naar het voorbeeld

Zo had de groepscoaching van deze groep een lijn waarlangs de gesprekken en oefeningen zich bewogen: van strategisch via tactisch naar operationeel niveau. Want als de groep weet wat ze in strategisch opzicht wil bereiken, volgen de tactische en operationele zaken daar als vanzelf uit.

De ballonvaart als oefening

Met een oefening, genaamd ‘de ballonvaart’, keken we hoe de organisatie er op dat moment uitzag en waar zij stond in het landschap van alle stakeholders. De groep stapte, figuurlijk gezien, in de luchtballon die langzaam opsteeg. Met een aantal specifieke vragen werd het omliggende landschap steeds meer helder.

Vervolgens maakte de luchtballon een reis in de tijd, naar de toekomst. Het landschap onder de ballon veranderde langzaam, de belangen van de stakeholders en klanten veranderden, doelen werden anders. Ook dat werd samen beschreven en vastgelegd op een specifieke manier.

Daarna landde de ballon in de toekomstige organisatie en vormden de groepsleden samen een beeld van wat zij daar aantroffen.

Het lijkt, zo beschreven, een bijna kinderlijke oefening. Maar de praktijk bewijst dat dit een schat aan informatie en beelden oplevert. En vooral: de groepsleden worden het samen eens!

Zo zijn er vele oefeningen en manieren die ik in mijn begeleiding inzet zodat de groep en groepsleden elkaar inzichten geven. Op die manier verkrijgen de deelnemers een gezamenlijk vertrekpunt dat zorgt voor een basis voor de samenwerking.

Na deze oefening heb ik nog vele gesprekstechnieken en methoden ingezet. Uiteindelijk heeft de groep op alle drie de punten (strategisch, tactisch en operationeel) helderheid gekregen en haar wijze van samenwerken concreet aangepast in een plan van aanpak.

Stap 5: na de groepscoaching

En dan is het aan de groep zelf om, na de groepscoaching, zelf aan de slag te gaan in de praktijk van alledag.

Vaak vindt groepscoaching plaats op een externe locatie, omdat de groep dan als in een snelkookpan snel tot inzichten kan komen van wat werkt en wat beter kan werken. Maar dat maakt het niet altijd even makkelijk om de ervaringen en inzichten (en gemaakte afspraken zoals een plan van aanpak) in de dagelijkse praktijk toe te passen.

Daarom is het aan te raden om, enige tijd na een groepscoaching in deze vorm, een korte bijeenkomst te organiseren met de coach om de voortgang en resultaten samen te bekijken. Dat leidt tot bewustwording van de zaken die goed gaan en bijstelling van afspraken over wat beter kan.

Een alternatief is om de groepscoaching op regelmatige basis plaats te laten vinden. Herhaalde korte bijeenkomsten waarbij vanuit een helikopterview naar de dagelijkse gang van zaken gekeken wordt, om daarna weer gewoon aan de slag te gaan.

Terug naar het voorbeeld

De groep uit dit voorbeeld heeft enige tijd na de tweedaagse bijeenkomst een dagdeel met mij als coach samen gezeten om de resultaten van de tweedaagse nog een keer tegen het licht te houden en naar aanleiding van veranderde omstandigheden bij te stellen. Maar de groep was het nog steeds eens over de gezamenlijke uitgangspunten!

[alert type=”info” title=”Leestip: 6 HR-tips voor een geïnspireerde bedrijfscultuur “] Lees het artikel

 

Auteur: Sander Vrugt van Keulen. CoachSander is directie coach | facilitator / trainer non-hiërarchische zelforganiserende teams en houdt zich al 10 jaar bezig met het ondersteunen en begeleiden van mensen om hen telkens een stap verder te helpen op het pad dat zij zelf kiezen.Sander initieert en ondersteunt projecten als Uitgestelde Koffie, broodfonds040, Eindhoven in Dialoog, Nooit Meer Gratis, CoachingBlog, MisterCoach, @040datzijnwij en meer… En dat alles vanuit de overtuiging dat wij samen meer zijn en meer kunnen bereiken: delen kan alleen door vermenigvuldigen!

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.