De basisvraag voor mij is altijd: wat is de bedoeling van KPI? Een praatstuk creëren of direct een boete bij niet voldoende presteren? Bepaal per contract of het wenselijk is om KPI’s af te spreken. In de regel geldt dat de meeste afspraken zich wel lenen voor KPI’s, het is alleen de vraag of het ook altijd wenselijk is. Per inkooppakket moet gekeken worden wat de beste strategie is. Voor bijvoorbeeld het kopen van facilitaire gebruiksproducten bij de groothandel, wegen de baten vaak niet op tegen de kosten om KPI’s te beheren. Er is in geval van nood altijd wel ergens nog wat wc-papier te vinden. Maar bij de inhuur van personeel kan het zeker lonen om een KPI af te spreken op het aantal ingevulde diensten of het verlooppercentage.

Realistisch: stel realistische KPI’s. Het is bijvoorbeeld niet nodig om een KPI af te spreken op het verminderen van het aantal facturen, terwijl er net een systeem is aangeschaft dat oneindig veel facturen tegen een vast bedrag verwerkt. Vaak hangt realistisch ook samen met Meetbaar, zie het voorbeeld van over alarmopvolging.

Tijdsgebonden: Stel duidelijke tijdslijnen waarin de prestatie gemeten wordt, houd de periode zo veel mogelijk beperkt zodat er de mogelijkheid is snel de prestatie te kunnen sturen. Bepaal daarnaast ook of het nodig is om de KPI in de tijd aan te passen/ aan te scherpen. Het kan een optie zijn om een groeipad af te spreken naar een bepaald niveau toe. Op het moment dat er een nieuwe leverancier wordt gecontracteerd, kan het zo maar zijn dat iedereen al weet dat de eerste periode KPI’s niet worden gehaald. Door af en toe KPI’s aan te scherpen houden partijen elkaar ook scherp.