Waarom jouw afdeling preventief onderhoud nodig heeft

Je hebt het al twintig keer gezegd en toch doen je teamleden niet wat jij wil. Afspraken worden niet nagekomen, teamleden werken langs elkaar heen, frustraties worden niet uitgesproken en lange mails worden naar elkaar verzonden in plaats van de ander direct aan te spreken. Kortom, de communicatie in het team is slecht en de samenwerking loopt niet soepel. Er gaat veel energie verloren, middelen worden verspild en de kansen die er liggen worden niet benut. Het potentieel van het team is zeer waarschijnlijk groter dan wat er nu uitkomt.

Een groep mensen vormt niet vanzelf een team. Daar is aandacht, tijd en energie voor nodig. En nog belangrijker: een groep teams (of afdelingen) vormt niet vanzelf een goed werkende organisatie. De pleister die vaak wordt geplakt is bijvoorbeeld het jaarlijkse teamuitje: een etentje met de afdeling of een dagje op de hei. Gezellige samenkomsten met het team waarbij iedereen opeens wél normaal met elkaar omgaat en de sfeer goed is. Twee weken later blijkt echter al dat dit slechts een korte opleving was. Tijd dus om te stoppen met pleisters plakken en te beginnen met het aanpakken van de bron!

De geoliede machine

Vergelijk het met een machine. Alle losse onderdelen samen vormen de basis voor een goed werkende machine. Echter, als de losse onderdelen niet goed met elkaar worden verbonden is de kans groot dat de machine vastloopt. Wat volgt op de basis is het goed neerzetten en installeren van de verschillende onderdelen. Als de machine in elkaar is gezet, worden er verschillende testen gedraaid en wordt er waar nodig bijgestuurd of verder gesleuteld. Net zo lang tot de machine soepel draait en voldoet aan de vooraf gestelde doelen. Er wordt dus zorgvuldig aandacht besteed aan het goed laten samenwerken van al deze ‘harde’ componenten.

Om de machine gedurende zijn levensduur soepel te laten blijven draaien, wordt er preventief onderhoud ingepland. De machine wordt nagekeken, gesmeerd, filters worden vernieuwd en kapotte of versleten onderdelen worden vervangen of opgeknapt. Indien nodig worden ook de instellingen van de machine aangepast en worden onderdelen toegevoegd of verwijderd om met de dynamische en continu veranderende omgeving mee te kunnen. Op die manier heeft de machine de langste levensduur. De investeringen en kosten die gemoeid gaan met het preventief onderhoud van een machine zijn vaak fors, maar leveren ook een tastbaar resultaat op.

Het geoliede team

Als je het zo leest is het natuurlijk een open deur: als machines al onderhoud nodig hebben, dan hebben mensen en teams (de motoren van de organisatie) dat zeker nodig. Denk daarbij aan:

• Het gezamenlijk vaststellen van een teamdoel waar iedereen zich aan committeert;
• Het maken en onderhouden van heldere communicatieafspraken;
• Het creëren van inzicht in elkaars voorkeursstijlen en omgangsvormen;
• Het bespreken en onderhouden van de omgangsnormen en waarden van het team en/of de organisatie;
• Het bespreken en uitspreken van ontstane frustraties;
• De rolverdeling in het team toetsen, herijken en waar nodig aanpassen aan de dynamische wereld waarin wordt gewerkt;
• Het zorgvuldig aandacht besteden aan het toetreden van nieuwe medewerkers of het begeleiden van het afscheid nemen van medewerkers.

Dit zijn allemaal open deuren, toch? Waar er voor technisch, ‘preventief’ onderhoud vaak grote sommen geld wordt uitgetrokken, omdat daar de pijn direct voelbaar is als de machine niet draait, geldt dat zelden tot nooit voor het preventieve onderhoud van mensen en teams in organisaties.

Het resultaat

Door preventief aandacht te besteden aan je team en de dynamiek tussen de teamleden uit verschillende teams in de organisatie, is het zeer waarschijnlijk dat er mooie resultaten ontstaan.

1. De drempel om met elkaar de dialoog aan te gaan wordt weggenomen of flink verlaagd, waardoor collega’s elkaar weer direct vragen gaan stellen, verder helpen en opzoeken.
2. De kansen bij klanten die voorheen bleven liggen worden wel benut en opgepakt. In plaats van het denken vanuit het individuele of vanuit het eigen teambelang, wordt er een stap verder gedacht waardoor er vanuit een breder perspectief wordt gekeken en resultaten worden gerealiseerd.
3. De verspillingen in de organisatie die voorheen niet zichtbaar waren worden zichtbaar gemaakt en kunnen worden aangepakt. In plaats van op zoek te gaan naar wie de schuldige is, gaan collega’s vanuit een gezamenlijk doel op zoek naar een oplossing voor de organisatie.

En de grote winnaar, dat is natuurlijk de klant die uiteindelijk sneller en beter geholpen wordt.

[alert type=”info” title=”Wilt u weten welke managementopleiding bij u past? “] Klik hier en u weet het directp;

Als je blijft doen wat je deed…

Einstein was een heel slimme man, maar op één punt had hij echt geen gelijk:
“Als je blijft doen wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg“. Dit is naar mijn mening namelijk niet waar. In een dynamische wereld die continu verandert en zich verder ontwikkelt krijg je echt niet meer wat je altijd had als je blijft doen wat je altijd deed. De wereld om ons heen ontwikkelt zich verder, de technologie gaat steeds sneller, de robotisering neemt toe én de manier van samenwerken verandert door de steeds transparantere wereld waarin we leven. Dus, aan de slag met het preventieve onderhoud van jouw team en jouw organisatie!

Bron: Waarom jouw afdeling preventief onderhoud nodig heeft

Auteur: Jeroen van der Ha

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.