Iedere manager verlangt ernaar. Een goed KPI dashboard, waarmee in één oogopslag duidelijkheid wordt geboden hoe de bedrijfsvoering ervoor staat. Maar veel dashboards zijn slecht ontworpen en worden daarom niet of nauwelijks gebruikt. De boodschap komt niet over en is verstopt in een kleurenpallet van allerlei grafieken met boordevolle informatie. Of het KPI dashboard oogt niet en biedt onvoldoende informatie. En dat is jammer. Ik geef je daarom 5 tips voor het ontwerp van een cool KPI dashboard.

1. Breng de boodschap over
Bij het ontwerp van een KPI dashboard zijn twee vragen van belang:

• welke boodschap moet het KPI dashboard overbrengen?
• hoe gaat de manager acteren na het gebruik van het KPI dashboard?

Deze vragen zijn bepalend voor het tonen van de informatie en grafieken in het dashboard. Vraag je dus af wat je exact nodig hebt en hoe het de manager helpt om de boodschap te begrijpen. Begrijpt de manager de informatie direct en weet hij/zij hoe hierop geacteerd kan worden? Verduidelijk de KPI’s met een KPI woordenboek, waarin alle relevante onderdelen worden toegelicht.

2. Toon de juiste meters en trends
Er zijn vele mogelijkheden om de KPI te tonen. Grafisch zijn de mogelijkheden oneindig. En dat is juist de valkuil. Gebruik niet te veel soorten grafieken en toon de informatie in de juiste grafiekvorm. Daarvoor geef ik je enkele handvatten:

• als je weinig categorieën of periodes gebruikt, gebruik dan een kolommengrafiek
• als je daarentegen hiervan veel gebruikt, dan verdient een lijngrafiek de voorkeur
• combineer je twee data met elkaar, toon de ene dan in een kolomgrafiek en de andere in een lijngrafiek
• wil je de relatieve verschillen tussen categorieën laten zien, gebruik dan een 100% gestapelde kolomgrafiek
• voor een aandeel in het totaal is een cirkelgrafiek het meest geschikt

3. Gebruik bij voorkeur één kleur
Vele KPI dashboards lijken net op een kermisverlichting. Typ in Google maar eens “KPI dashboard” in en bekijk dan de afbeeldingen. Het gehele kleurenpallet wordt bij vele KPI dashboards uit de kast gehaald om de mooiste gekleurde grafieken in allerlei soorten te tonen. Maar als er vele kleuren worden gebruikt, valt de essentiële informatie niet meer op. Het KPI dashboard biedt de manager geen informatie, die in één oogopslag duidelijkheid biedt. Integendeel, de manager ziet door de bomen het bos niet meer en heeft veel tijd nodig om alle kleuren en grafieken te interpreteren. Mijn tip is: gebruik bij voorkeur één kleur, zodat hierop alle aandacht wordt gevestigd en de informatie direct duidelijkheid biedt. En als het KPI dashboard is ingedeeld naar de vier perspectieven van de balanced scorecard, gebruik dan voor elke perspectief consequent maar één kleur. Het gaat om de boodschap, niet om de veelkleurige verpakking.

Een andere variant is dat het KPI dashboard juist niet oogt en dat meters en/of grafieken niet of nauwelijks aanwezig zijn. Het biedt onvoldoende informatie en het is niet verleidelijk om er een oog op te laten vallen. De manager kan er eigenlijk niks mee. Dan is er sowieso werk aan de winkel. Begin dan bij het begin. Werk vanuit de strategiekaart volgens de balanced scorecard methodiek aan een beperkte set KPI’s en stel met de organisatie vast welke detailinformatie hierbij gewenst is. Zie voor meer informatie meerdere blogs op mijn website.

4. Toon minder in plaats van meer
Een fout die naast veel kleurengebruik ook voorkomt, is dat het dashboard een overload aan KPI’s laat zien. Oorzaak is veelal dat bij het ontwerp van de KPI’s geen focus is aangebracht. Welke prestatie indicatoren zijn nu echt kritisch? Door het tonen van te veel KPI’s neemt het gebruik af. Less is more is mijn tip. Een KPI dashboard biedt pas informatie als het aantal KPI’s beperkt wordt, zodat de focus ligt op die informatie die er echt toe doet. Gebruik niet teveel grafieken op één pagina. Met een KPI dashboard moet het oog gelijk vallen op de relevante informatie. Daarmee creëer je toegevoegde waarde voor de manager.

Bij een ontwerp van een KPI dashboard gaat het niet om de veelkleurige verpakking, maar om de boodschap

5. Geef detail in strak design
Nadat het KPI dashboard is getoond, is er meer detailinformatie nodig, zodat de manager kan zien waarom de KPI afwijkt van de gestelde norm. Bij een ontwerp van detailinformatie is het van belang dat de manager niet verdwaalt in de details. De neiging bij een ontwerp is allerlei keuzeopties en detailinformatie te geven. Beperk je tot de essentie is mijn tip. Bied detail, waarmee de manager ook echt iets kan zonder vele zijwegen. Als bijvoorbeeld het rendement in % (=winst/omzet in %) een KPI is, verwijs dan bijvoorbeeld naar het financieel overzicht in twee stappen (bijvoorbeeld eerst op hoofdlijnen: soorten omzet, soorten kosten en winst, en daarna detail: omzet en kosten op grootboekrekening niveau). Wijken bepaalde kosten of omzetten af dan kunnen facturen worden geraadpleegd. De manager kan dan in enkele korte stappen vinden waar de schoen wringt. Zorg voor een strak pad naar de details. Recht toe recht aan zonder toeters en bellen. Bied niet allerlei details en vele keuzeopties die ruis op het zoekpad veroorzaken. Zorg dus voor eenvoud en duidelijkheid. Dat verhoogt ook het gebruik.

Auteur: Harry Huizing

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.