Van klanten of via internet krijg ik nog weleens de vraag welke tool of module je het beste kunt gebruiken voor het opstellen van een begroting in de VVT en VGZ sector. Ik krijg deze vraag, omdat ik zelf ook een begrotingstool heb ontwikkeld. In deze blog beantwoord ik de vraag welke keuze je het beste kunt maken voor een begrotingsmodule: webapplicatie of Excel?

Softwarebedrijven beroepen zich op het gevoel dat Excel foutgevoelig is. Zij adviseren daarom te kiezen voor hun begrotingsmodule. Diverse zorginstellingen gaan over stag en kiezen mede daarom voor een webapplicatie om de begroting op te stellen. Natuurlijk worden zij echter niet verteld dat hieraan ook nadelen kleven. Ik heb als interim controller gewerkt met diverse webapplicaties voor een begrotingsmodule en heb de voordelen, maar ook de nadelen ervaren. Dat is een reden om dit met je te delen.

Webapplicatie een goede keuze?
Als de zorginstellingen een behoorlijke grootte (omzet meer dan 75 miljoen) en diverse productgroepen kennen dan wordt er meer gekozen voor een webapplicatie. De reden is dat een begroting opstellen met Excel complexer wordt. Zeker als er gewerkt wordt met normeringen, onderlinge doorbelastingen, meerdere divisies of regio’s, die naderhand voor de begroting opgeteld moeten worden. Een goede keuze? Ja en nee. De voordelen van een webapplicatie zijn er zeker. Ik noem de belangrijkste:

• Er kunnen meerdere controllers tegelijk mee werken
• De webapplicatie zorgt voor consolidatie
• Je kunt als controller met sommige webapplicaties naderhand zelf via query’s (slepen van gewenste informatie) diverse begrotingsoverzichten (exploitatie, productie, fte’s, etc.) maken voor de totale organisatie tot een kostenplaats.
• De webapplicatie voor de begrotingsmodule kan soms worden geïntegreerd met managementinformatie (inlezen begroting voor managementrapportages)

Maar elk voordeel heeft z’n nadeel. Dat geldt ook voor de begrotingsapplicatie. En dat word je vaak niet verteld. De belangrijkste nadelen zijn:

• Het beheer van de webapplicatie is zeer complex. Allerlei begrotingsgegevens moeten op de achtergrond worden ingericht. Dat vergt specifieke kennis en die is niet mis, is mijn ervaring.
• De controller dient alle begrotingsgegevens (kosten, fte, productie, etc.) op het laagste niveau (kostenplaats) in te voeren. De praktijk is dat de controller zelf eerst in Excel allerlei voorberekeningen maakt, voordat invoer kan plaatsvinden.
• De webapplicatie kan worden gebruikt door meerdere controllers tegelijk. Maar als er onderlinge relaties in de begrotingsgegevens (bijvoorbeeld productie heeft invloed op de inzet van behandeling) zijn dan zijn wijzigingen in het begrotingsproces niet meer te volgen, is mijn ervaring. De wijzigingen zijn vanwege de onderlinge relaties soms ondoorgrondelijk.
• Wijzigingen in de begroting moeten met een webapplicatie veelal worden doorgerekend. Soms duurt dit 20 minuten.
• De praktijk is dat de begrotingsgegevens vaak weer gedownload worden naar Excel en Word, mede omdat de webapplicatie vaak geen grafische mogelijkheden kent en geen rapportage met tekst opties kent.
• De webapplicatie is een feestje voor de controller, maar niet voor de manager. Met de webapplicatie blijft de regie bij de controller. Voor de manager is de webapplicatie veel te ingewikkeld, met name bij onderlinge relaties in de begroting.
• Ook de webapplicatie is foutgevoelig, omdat fouten worden gemaakt in het beheer of de invoer. Door de complexiteit worden fouten soms niet ontdekt.
• De prijs voor een webapplicatie is hoog. Reken op minimaal € 30.000 per jaar aan licentiekosten. De implementatiekosten zijn aanzienlijk en liggen boven de € 1.000 per dag. Dit is niet eenmalig. Elke latere aanpassing betekent opnieuw een hoge rekening. Dat laatste wordt vaak vergeten.

Excel beter?
Ook Excel kent uiteraard voor- en nadelen. Maar veelal zijn de nadelen terug te voeren op te weinig Excel kennis. Foutgevoeligheid is te voorkomen door te werken met diverse controles. Het niet kunnen consolideren is te voorkomen door te werken met een standaard Excel module, die door één (of beter twee) controller(s) wordt (worden) beheerd. Daarmee voorkom je ook wildgroei van allerlei spreadsheets. Nadat alle beheer gereed is, kan de Excel module in veelvoud worden uitgerold aan de manager. Bij een goede opzet is de controller niet in de lead, maar de manager. Met hulp van de controller wordt de begroting opgesteld door de manager. Maak het voor de manager begrijpelijk en makkelijk door te werken met invoervelden voor productie, fte’s en materiële kosten. Zie voorbeeld, waarbij de manager in de gele velden kan invoeren.

[alert type=”info” title=”Wilt u weten welke finance opleiding bij u past?”] Klik hier en u weet het direct

In Excel zijn wijzigingen direct zichtbaar en te volgen. Immers, de kennis van de opzet heb je volledig in eigen beheer. Zo kan de manager gemakkelijk scenario’s (meer/minder productie, wijziging fte inzet, etc.) doorrekenen. In de door mij ontwikkelde begrotingsmodule ziet de manager dit direct in het samenvattende overzicht. Zie voor fictief voorbeeld in de afbeelding.

Nadelen van Excel zijn de consolidatie en de integratie met de managementinformatie. Deze nadelen zijn wel te ondervangen als je werkt met één standaard Excel module en een inleesbestand naar het financiële pakket of een Business Intelligence systeem. Ook een nadeel is als de structuur van de organisatie wijzigt en/of productgroepen (in financiering) wijzigen. In Excel moet de opzet dan veranderd worden. Maar dat geldt in zekere mate ook voor de webapplicatie. Dat gaat ook niet zonder slag of stoot. En last, but not least. Excel is veel goedkoper en biedt veel meer mogelijkheden. Of kun je in de webapplicatie ook dit soort plaatjes voor een locatie laten zien?

Conclusie
Mijn ervaring bij circa 20 zorginstellingen, waarvoor ik gewerkt heb, is dat bij de zorginstellingen, die een webapplicatie voor een begrotingsmodule gebruiken, de webapplicatie zeker niet het ei van Columbus is. Ik ken diverse webapplicaties, maar elke begrotingsmodule kent diverse barsten in de schaal. Wees ervan bewust dat een webapplicatie niet geschikt is voor de manager, complex in beheer is en duur in gebruik is voor één keer per jaar. Toch zijn er ook voordelen, zoals consolidatie, makkelijke integratie met managementinformatie en meerdere gebruikers in één systeem. Maar dit laatste kent ook weer een nadeel. Excel is niet slechter, sterker nog in een aantal opzichten veel beter, mits de begrotingsmodule hiermee goed opgezet en beheerd wordt. Vandaar dat ik zelf een applicatie in Excel voor de begroting in de VVT en VGZ sector heb ontwikkeld. Webapplicatie of Excel? Anders gezegd: Uitbesteden of eigen beheer? De keuze is aan jou.

Meer informatie?
En wil je meer informatie over een goed opgezette begrotingstool voor de VVT of VGZ sector in Excel? Klik hier.

Bron: HH Finance

Auteur: Harry Huizing is een energieke en creatief ingestelde interim manager, controller en business consultant met meer dan 25 jaar ervaring in velerlei bedrijven en non-profitorganisaties. Hij helpt vanuit zijn bedrijf HHFinance klanten bij het vertalen van de strategie, inrichten en verbeteren van processen en control- en financieringsvraagstukken. Harry is een mensen mens, een verbinder. Hij is vader van 3 kinderen, houdt van schaatsen, skeeleren en gitaar spelen.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.