Een van de algemene wijsheden in inkoopland is dat meer volume resulteert in betere condities. Wij merken dat dit te makkelijk voor waar wordt aangenomen. Er is, zo zien wij in de praktijk, zeker per saldo een relatie tussen inkoopvolume en de condities, maar nuance is hier op zijn plaats.

Als consultants hebben wij zicht op condities bij veel van onze klanten en hebben wij ook voorbeelden dat de firma’s met het mindere volume de betere deal hebben gesloten dan demiddelgrote of grote firma. Bundelen van volume tussen bedrijven, zoals geregeld wordt gepropageerd, brengt je ook lang niet altijd verder. Hieronder een aantal nuances die aan te brengen zijn ten opzichte van het adagium dat meer volume in betere condities resulteert.

Kostprijsopbouw en capaciteit 1
In leveranciersmarkten waar de leveranciers hoge vaste kosten hebben, is volume bepalend en werkt volume ook in het voordeel. Tot een bepaald punt. Uiteindelijk wil ook deze leverancier winst maken, dus wil hij een bepaald volume overhouden voor renderende opdrachten. De leverancier heeft dus een bepaald maximum beschikbaar voor opdrachten waar beperkte marge op wordt gegeven. Een hotel met 80 kamers gaat nooit langdurig alle 80 kamers onder de integrale kostpijs verhuren. Wellicht wel 40 kamers, die dan een stuk dekking geven op de vaste kosten, zodat het rendement kan worden gemaakt op de resterende 40 kamers. Meer kamers proberen te contracteren dan 40 resulteert in dit voorbeeld eerder in hogere prijzen dan in lagere. Is er geen vraag naar de resterende capaciteit, dan is het natuurlijk weer een ander verhaal.

Kostprijsopbouw en capaciteit 2
Een ander element kan zijn dat als het volume te groot is dit extern moet worden ingekocht. Dit kan mogelijk kostprijs verhogend werken. De leverancier zal dan alleen geïnteresserd zijn als hij hier voldoende marge op zal verdienen. Een mooi voorbeeld hiervan zijn ‘Creative Agencies’ die vaak een klein eigen team hebben en veel moeten inhuren vanuit hun netwerk.

Volume en risico
Een groot volume brengt voor de leverancier ook risico’s met zich mee. In de verpakkingsmarkt bijvoorbeeld merk je dat er wisselend wordt gereageerd op hele grote volumes. Hier zit voor sommige leveranciers een te groot afbreukrisico aan, in de zin van implementatiekosten, de levering waar kunnen maken en te afhankelijk worden van een beperkt aantal klanten. Dus zelfs in een volume markt als verpakkingsmaterialen is ‘meer’ niet altijd ‘beter’.

Professioneel inkopen
Als we weer teruggrijpen waarom volume bundeling wordt gepropageerd, dan is dit in de regel om te komen tot besparingen. Wij zien dat een zorgvuldig uitgevoerd sourcing project, uitgevoerd door een categorie expert die zaken als de markt en de kostprijsopbouw kent en de juiste tools weet in te zetten, vaak krachtiger is dan vertrouwen op volume.

Het is mensenwerk
De prijsstelling wordt bepaald door mensen. Op een gegeven moment is, in de beleving van de leverancier, het volume groot en zitten de condities op het best mogelijke niveau. Een firma is dan ingedeeld in de hoogste kortingscategorie. Met meer volume komen, door bijvoorbeeld bundeling tussen bedrijven, helpt dan niet.

Als we hierbij optellen dat bundeling van volume tussen bedrijven nog uitdagingen met zich meebrengt, zoals het aanleveren van specificaties van hetzelfde detail niveau op een bepaald moment door alle betrokken firma’s en het op één lijn komen over hoe de winnaar wordt bepaald (denk aan afscheid nemen van leverende firma’s) dan moet omzichtig worden omgesprongen met de selectie van de pakketten waar bundeling voordeel oplevert.

[alert type=”info” title=”Leestip: Doe-het-zelf inkoopbesparingsanalyse“] Lees het artikel

Auteur: Guido Winnink, Adjust. Adjust heeft ambitie. Ambitie om inkoop te professionaliseren en hoogwaardig en praktische beleidsadviezen te geven. Dit door inzet van geavanceerde tools, consultants met robuuste ervaring en een gedegen projectmanagement. Wij werken op tactisch en strategisch niveau.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.