Bij de invoering van een complex computersysteem is het vaak dat het zoet pas na het zuur komt. Het Amsterdam Medisch Centrum (AMC) kan daarover meepraten. Het AMC is onlangs gestart met de invoering van een soort intern elektronisch patiëntendossier. Een heel gedoe, blijkt uit de reacties van medewerkers. Bij elk nieuw systeem moeten eerst gegevens worden ingevoerd of overgezet voordat echt de voordelen van het systeem kunnen worden ervaren.  

In het geval van het AMC liepen er de eerste dagen na de invoering medewerkers van de technische dienst met herkenbare vestjes rond om ‘brandjes te blussen’ en kleine complicaties met het systeem te verhelpen.

Ook met een HRM-systeem leren werken

Zoals dat systeem bij het AMC heeft elke invoering van een nieuw computersysteem de nodige voeten in de aarde. Bij HRM is dat niet veel anders. Het invoeren en leren werken met een HRM-systeem kost even tijd. Volgens professor Tanya Bondarouk van de Universiteit Twente hebben veel grote organisaties hun HRM-systeem niet eens goed op orde.

Zij constateerde vorig jaar dat menig HRM-systeem waarin de online vakantiedagen, beoordelingsgesprekken en declaraties moeten worden vastgelegd, vaak verkeerd is ingesteld. Dat is deels veroorzaakt door een gebrek aan kennis binnen de organisatie.

Laten doen

Dat doet me denken aan Tim Ferris. Deze Amerikaanse auteur die bekendheid kreeg met zijn boek ‘De werkweek van 4 uur’ heeft een oplossing hiervoor. Zijn werkwijze komt er onder andere op neer dat je moet doen waar je goed in bent en dat je de zaken die je niet zo goed kunt of die je veel tijd kosten, uitbesteedt.

Organisaties die niet veel van IT weten, doen er verstandig aan om een externe partij te benaderen die ze daarbij begeleidt en een passende oplossing implementeert. Dat lijkt wellicht een dure oplossing, maar een organisatie die een duur systeem aanschaft en hier maar amper voordelen uithaalt omdat onderdelen niet goed zijn ingesteld, is uiteindelijk duurder uit en eindigt met minder resultaten. 

Afkijken van startups

De kunst van het uitbesteden is iets dat startups vaak goed hebben begrepen. Laat je medewerkers zich focussen op waar ze goed in zijn en gebruik andere benodigde kennis van externen. Durf je IT en je administratie uit te besteden, maar zorg vooraf wel dat je weet hoe er met de data wordt omgegaan en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Volgens Bondarouk kun je de invoering van e-HRM het beste goed aanpakken door er zowel van bovenaf, als van onderen naar te kijken vanuit verschillende expertises en behoeften. Dan kun je als HRM-afdeling betere cijfers uit je organisatie halen. En met die cijfers kan een P&O-adviseur het management beter adviseren.

Wil jij ook meer cijfers uit je HRM-systeem halen? Lees dan de gratis whitepaper ‘HR-adviezen ondersteunen met data-analyse‘ , met daarin tips over een betere gegevensanalyse. 

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.