Een volle agenda, maar niet druk: de 4 beste leerpunten

Een volle agenda, maar niet druk: dat zou toch mooi zijn?

Wat zou dat dan wel zijn, hadden ze het in die tijd ook al druk?

Ja, want drukte zit in je hoofd, niet in je agenda. Dat je agenda vol staat is op zich geen probleem, maar dat je hoofd vol zit, dat brengt spanning, onrust, chaos. Het gaat er dus om dat je daar ruimte schept, dat je voor rust zorgt in je hoofd. Als je dat eenmaal hebt bereikt, dan zal je merken dat je meer aankan, meer plezier hebt en je ook lichamelijk beter voelt, fitter en ook lichamelijk tot meer in staat. Geest en lichaam zijn immers met elkaar verbonden als communicerende vaten.

Hoe kan je dat bereiken?
Leren van de nieuwste inzichten?
Nee!
Leren van een Benedictijnse monnik uit de 5^e eeuw na Chr.!

De basis wordt gevormd door 3 kloostergeloften waar de monniken zich op baseerden:

-Stabilitas: bezig blijven waar je mee bezig bent, met datgene wat nu van je wordt gevraagd

-Conversatio morum: het permanent en dagelijks op te pakken proces om je houding, werk en levensstijl stukje bij beetje te verbeteren

-Obedienta: de kunst van het daadwerkelijk luisteren en van harte daadwerkelijk respons geven

Hieronder volgen een aantal leerpunten die hierop zijn gebaseerd:

1. Sequentieel Monotasking en Multitasking

Focus je op de dingen die je doet. Laat je niet afleiden en vermijd dingen er even tussendoor doen. Zorg dat je zo weinig mogelijk met meerdere dingen tegelijk bezig bent, dat zorgt voor concentratieverlies en kwaliteitsverlies. Multitasking is een modebegrip. Met de instelling van sequentieel monotasking maken we minder fouten, worden herhalingen vermeden. De kwaliteit van je werk neemt toe en je bent tevredener, rustiger. Dat zorgt voor een positief gevoel en dat geeft weer energie.

Je kan je werkomgeving zo organiseren, dat storingen worden vermeden of tot een minimum worden beperkt, b.v. door op gezette tijden je E-mails te bekijken en te beantwoorden (dus niet tussendoor), door vragen die je tussendoor krijgt te parkeren en te beantwoorden op de tijd die jou schikt, door het vaststellen van een vast dagritme (en daar ook over communiceren)

 2. Uitstelgedrag en weerstand

Als we onszelf niet sturen worden we gestuurd door anderen en door ons eigen uitstel- en vluchtgedrag. Op het moment dat je uitstelgedrag ervaart, voel je vaak weerstand. Hoe langer je wacht met een taak uit te voeren, hoe groter de weerstand wordt. Niet willen en je verzetten tegen wat toch zal moeten, kost een hoop energie.

In beweging komen en doen wat gedaan dient te worden is de beste manier om los te komen van weerstandsgedrag. Want ook hier geldt het principe: ‘Alles wat je aandacht geeft, groeit…’

3. De kunst van het ophouden

Zorg dat je voor een bepaalde taak voor jezelf een tijd vaststelt. Een tijd om te beginnen, maar ook een tijd om er mee te stoppen, klaar te zijn. Zodanig dat je ook weer op tijd met een volgende taak of activiteit kunt beginnen. Dit vereist discipline, zeker in het begin, maar je zult snel de voordelen ervaren. Je leert loslaten en ruimte scheppen, mentaal, psychisch voor een volgende taak of activiteit. En ruimte geeft rust en mogelijkheid tot concentratie.

Om deze werkwijze te kunnen realiseren is het verstandig te leren denken in afgeronde stukjes werk. Deel langer durende zaken op in kleinere stukken die je elk afzonderlijk bewust af kunt ronden.
Rond ook je werkdag bewust af. Wat heb je gedaan, wat is er blijven liggen en hoe ziet je werkdag er morgen uit. Ruim zowel je hoofd als je werkplek op voor je naar huis gaat.

[alert type=”info” title=”Wilt u weten welke managementopleiding bij u past? “] Klik hier en u weet het direct

4. Het ontwikkelen van een heilzaam dagritme

Werken in de permanente haaststand zorgt voor te veel aan inspanning en een gebrek aan ontspanning en contemplatie. Zowel je agenda als je hoofd zitten dicht.
Door het aanwennen van een heilzaam dagritme kan je dit voorkomen.
In een Benedictijns klooster is er een ijzeren, een vast dagritme. Er is regelmaat. Niemand hoeft zich af te vragen wanneer er iets moet gebeuren, er hoeft niets te worden afgestemd of over worden vergaderd. Alles ligt vast en iedereen weet waar hij aan toe is. Is dit saai? Nee het zorgt er voor dat je je volledig kunt richten op de inhoud.

We kunnen dit een leidraad laten zijn in ons dagelijks leven door voor ons zelf een individueel dagritme vast te stellen, een ritme dat een balans geeft tussen inspanning, ontspanning en contemplatie.

Het bovenstaande is maar een beperkte weergave van de mogelijkheden die Benedictijns timemanagement biedt. Wil je meer weten, richt je dan tot P&B Improvement en maak een afspraak voor een vervolgtraining.

Tot slot een verhaal ter illustratie:

De paradox van de versnelling

Toen Tijl Uilenspiegel met zijn knapzak te voet naar de volgende stad trok, werd hij door een snel rijdende koets ingehaald. De koetsier, die erg veel haast had, riep: ‘Hoe ver is het tot de volgende stad?’ ‘Als u langzaam rijdt een halfuur, als u snel rijdt twee uur, meneer’ antwoordde Tijl Uilenspiegel.
‘Dwaas!’schold de koetsier. Hij greep zijn zweep en zette de paarden nog eens extra aan waardoor de koets met hoge snelheid verder reed. Tijl Uilenspiegel vervolgde zijn weg. Er zaten veel gaten en kuilen in het wegdek. Een uur later trof hij een koets aan die blijkbaar met schade in een greppel langs de weg lag. De koetsier was vloekend en tierend bezig de gebroken as te repareren.
De koetsier keek Tijl Uilenspiegel verwijtend aan waarop deze slechts opmerkte: ‘Ik zei u toch: als u langzaam rijdt een half uur……’

Auteur: Joost Siereveld, Eigenaar van Siertrans en IBO permanent sinds 2015.

Bron: Een volle agenda, maar niet druk

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.