In het kader van veranderingen binnen organisaties valt op dat elke verandering unieke kenmerken kent, waardoor de communicatie telkens een andere aanpak vereist. Toch kunnen enkele ‘do’s en don’ts’ geformuleerd worden als richtlijnen om de communicatie rondom veranderingen te optimaliseren. Onderstaand tref je tien leidende principes.

Tien Leidende Principes

1. Begin de communicatie in een veranderingsproces zo vroeg mogelijk. Vroege communicatie resulteert uiteindelijk in minder weerstand dan wanneer dit achteraf gebeurt. Het is raadzaam om de communicatie voortdurend te integreren in de veranderagenda.
2. Houd bij de planning van het verandertraject rekening met de weerstandscurve. Maak vooraf een keuze over participatie en communicatie voor elke veranderstrategie, rekening houdend met het feit dat verandering tijd vergt en geen fasen mogen worden overgeslagen.
3. Maak onderscheid tussen het doel van de verandering (het WAT) en de manier waarop het doel kan worden bereikt (het HOE).
4. Informeer medewerkers voortdurend over de noodzaak van het WAT (via monoloog) en de onomkeerbaarheid daarvan. Organiseer zoveel mogelijk participatie met betrekking tot het HOE.
5. Besteed bij de communicatie adequate aandacht aan de belangen die onder druk staan als gevolg van de verandering(en).
6. Sluit geen partijen uit van het communicatieproces en toon verschillende perspectieven op de verandering (individu, unit, organisatie en externe omgeving).
7. Stem de gebruikte communicatiemiddelen af op de doelgroep. Hoe persoonlijker de boodschap, hoe persoonlijker de communicatie. Fouten worden vaak gemaakt, vooral als er persoonlijke consequenties zijn verbonden aan de reorganisatie.
8. Informeer medewerkers over de gemaakte keuzes en het resultaat van de verandering(en). Ga in op de gevolgen, wat het heeft opgeleverd en in hoeverre doelen zijn bereikt. Tussentijdse communicatie over behaalde resultaten werkt bevorderend.
9. Oefen waar mogelijk op kleine projecten met deze communicatie- en participatieaanpak bij veranderingen.
10. Wees flexibel en bereid om af te wijken van veranderings- en communicatieplanning indien nodig.

LITERATUUR

1.Désar, M.G.L.M., Interne communicatie als management-instrument, in: Praktijkcahier IC (nummer 1, pp. 29-35), september 1993.
2.Ezerman, G.C, Zeven strategieën om leiding te geven aan veranderingen, in: Vrakking, W.J, (red.), Management van organisatievernieuwing, Koninklijke Vermande BV, Lelystad, 1986.  

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.