Als leidinggevende kan je het behoorlijk druk hebben. Werk op tijd opleveren, inspireren, motiveren, controleren en ga zo nog maar even door. We hebben als manager de neiging om veel zelf te doen. Het verantwoordelijkheidsgevoel kan je soms flink opbreken. En dan komt er na zo’n weekend hét moment dat je het nu anders gaat aanpakken. Het moet toch slimmer, makkelijker en leuker kunnen? Je hebt het eindelijk besloten: ik ga delegeren! Maar loslaten is niet makkelijk. Waar moet je dan rekening mee houden?

Tip 1 – Wees bewust waarom je gaat delegeren
De eerste logische gedachte is dat je taken delegeert om meer tijd en overzicht te organiseren. Meer ruimte voor jezelf zal vaak de aanleiding zijn. Maar je kunt het ook anders bekijken. Door taken te delegeren kun je ook het potentieel onder je medewerkers aanspreken. Door een rol en taken toe te voegen aan iemands pakket kun je sterk de ontwikkeling stimuleren. Medewerkers willen ook uitgedaagd worden, groeien en leren.  

Tip 2 – Delegeer de juiste taken
Het begint met inzicht in welke taken je zelf wil of kan uitvoeren. Welke taken vormen de kern van jouw rol en zijn onmisbaar om regie op het proces te kunnen voeren? Vraag je bij iedere taak af of jij de juiste persoon bent voor de uitvoering ervan. Ben jij de enige aangewezen persoon om dat plan te schrijven? Moet je wel zelf dat stuk administratie doen? Is het echt nodig om zelf uren aan die vergadering deel te nemen? Kan niet iemand anders die planning doen?

Tip 3 – Laat de juiste persoon de taak uitvoeren
Ga op zoek naar de juiste persoon om de taak wel uit te voeren. Wie heeft er de tijd voor? Bij wie is het logisch om de taak onder te brengen. Wie heeft er de vaardigheden en het talent voor? Bij wie kan het een enorme stimulans in de ontwikkeling betekenen? Voor wie is het fijn om er de credits voor te krijgen?

Tip 4 – Zorg dat verwachtingen helder zijn
Als leidinggevende weet je vaak precies hoe je iets wilt hebben. Daarom lijkt het makkelijker om het zelf maar te blijven doen. Maar eigenlijk ontneem je de ander de kans op groei. Eén van de belangrijkste stappen is dan ook duidelijk maken welke resultaten je verwacht van de persoon die de taak van jou overneemt. Geef vertrouwen, als je delegeert moet je er vanuit kunnen gaan dat het ook goed komt zonder jouw inmenging. Voorkom teleurstelling, loslaten is dan ook écht loslaten.

Tip 5 – Maak resultaat afspraken
Bepaal wanneer taken klaar moet zijn en stel realistische deadlines. Formuleer gezamenlijk welke output je verwacht en aan welke criteria moet worden voldaan. Bespreek en leg voor hoe en met welke frequentie je het best kunt monitoren. Kijk hierbij vooral naar de mate van vak volwassenheid. Bij ervaren ingevoerde medewerkers is het vanzelfsprekend dat je meer ruimte geeft dan bij jonge en onervaren medewerkers. Een heldere afstemming is hier nodig.

Tip 6 – Geef alle nodige informatie
Zelf heb je vaak precies in je hoofd wat er moet gebeuren. Iemand anders moet het grotendeels zonder deze kennis doen. Wees dan ook volledig bij het geven van informatie. Geef achtergronden en vergeet niet de (politieke) context mee te geven. En informeer vooral je medewerkers en andere stakeholders binnen de organisatie wat er gewijzigd is. Ga er niet van uit dat iets vanzelfsprekend is. Je kunt beter te veel dan te weinig informatie verstrekken.

Tip 7 – Neem de taak niet terug
Door te delegeren is een bepaalde taak niet meer jouw directe verantwoordelijkheid. Neem een taak dan ook niet terug. Het kan gebeuren dat iemand toch moeite heeft met het uitvoeren van de taak of nog vragen heeft. Dat kan, en jouw enige rol is dan ook beschikbaar blijven voor tussentijdse communicatie. Zo kun je waar nodig input geven, maar waak ervoor om de werkzaamheden weer over te nemen. En misschien blijkt dat er behoefte is aan aanvullende opleiding. Het ging je toch óók om groei van je medewerker?

Tip 8 – Maak regelmatig de balans op
Als de taken gedelegeerd zijn, maak dan na verloop van tijd samen met je medewerker de balans op. Kijk of de resultaten naar wens zijn en waar de ander tegenaan loopt. Welke behoeften moeten nog ingevuld worden. Bepaal of je in de toekomst het delegeren anders aan zou pakken. Smaakt het voor beiden naar meer?

[alert type=”info” title=”Leestip: HR Analytics: inzicht in impact op de praktijk”] Lees het artikel.

Pas deze tips toe op activiteiten binnen jouw takenpakket als leidinggevende. Je zult zien dat je door te delegeren meer tijd overhoudt voor je kerntaken. Met als groot voordeel dat je gericht de ontwikkeling van je medewerkers stimuleert. Er ontstaat meer betrokkenheid binnen het team als medewerkers ervaren dat ze er toe doen. Zo wordt leiding geven en ontvangen weer een stuk aangenamer. Er ontstaat beslist een win-win situatie.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.