Een kwestie speelt vaak al wat langer, waardoor de spanning is opgelopen. Het onderwerp is beladen geworden. Je voelt de spanning bij wijze van spreken in de lucht hangen. Hoe langer je wacht hoe hoger de berg wordt. Als je elkaar ziet, dan vóel je die spanning tussen jullie in staan. En geloof mij, die spanning wordt door allebei ervaren en kan heel lang stapelen.

In de praktijk

Ik kan een voorbeeld noemen uit de praktijk, waarbij ik met een medewerker in gesprek was. Op mijn vraag wanneer hij voor het laatst een goed gesprek had gehad met zijn leidinggevende antwoordt hij: “even denken…… dat is inmiddels tien jaar geleden, tijdens mijn sollicitatiegesprek”. De man was ongeïnteresseerd, gefrustreerd en ongelukkig in zijn rol: “Ik zit hier voor mijn pensioen”. Doorvragen leverde mij het nodige ‘oud zeer’ op. Voor de werknemer belangrijke, lastige kwesties die al die jaren onbesproken zijn gebleven. Gemiste kansen denk ik dan.

Mensen die worstelen met lastige kwesties verdienen aandacht. Het is raadzaam om de kwestie te benoemen en het tijdstip en de plek af te spreken waarop je serieus met elkaar in gesprek gaat. Door ‘dat wat er speelt’ voldoende serieus te nemen, vergroot je de kans dat er een voor ieder passende oplossing gevonden wordt.

Handvatten om gesprek te beginnen

1. Verras de medewerker niet door op zijn schouder te tikken met: ‘heb je even’….
   Gedoemd te mislukken, dit voelt als een overval. Een oplossing wordt alleen gevonden in een serieus voorbereid, gelijkwaardig en respectvolle dialoog. Iemand overvallen en intimidatie hoort niet thuis in een goed gesprek.
2. Laat je ook als werkgever niet verleiden tot een ad-hoc gesprek over een cruciaal onderwerp. Belangrijke zaken verdienen altijd een zorgvuldige voorbereiding. Even snel ‘brandjes blussen’ leidt doorgaans tot ‘smeulende hoopjes’ die door een vleugje spanning weer kunnen ontvlammen tot een fikse fik.
3. Laat het gesprek dus niet mislukken door een slechte voorbereiding. In de voorbereiding van het bedrijfsfeest of een lunch wordt over het algemeen meer tijd geïnvesteerd dan aan de meest belangrijke gesprekken. Nogal logisch dat de uitkomst tegenvalt. Hoe beter een gesprek is voorbereid hoe succesvoller de uitkomst. En geloof mij, er is meer voor te bereiden dan je nu misschien voor ogen hebt.

Handvatten tijdens het gesprek

Eenmaal in gesprek kom dan snel tot de kern van de belangrijke kwestie en benoem ‘man en paard’. Draai niet om de feiten heen.

1. Waar gaat de kwestie over. Belangrijke kwesties kunnen betrekking hebben op de samenwerking binnen het team, kunnen gaan over managers of medewerkers die niet betrouwbaar zijn of kunnen gaan over normen en waarden.
   Wat voor jou onbenullig lijkt, kan voor de ander van enorme waarde zijn. Luíster dus goed naar wat er speelt. Vraag naar de belangen en benoem ook jouw belang.
2. Houd focus op de kwestie. Maak het niet persoonlijk, voel je niet aangevallen en ga niet in de verdediging. Houd je focus kraakhelder. Geen oordeel, geen mening, geen aannames (ezelsbruggetje: laat OMA thuis! geen Oordelen, geen Meningen, geen Aannames). Blijf scherp bij het uitvragen van dat wat er speelt en benoem de wederzijdse belangen.
3. Belangen kunnen zwaar wegen. Wat voor jou van weinig belang is, zou voor de ander wel een van onbeschrijflijk groot belang kunnen zijn. Jouw belang en het belang van die ander. Het inzien van elkaars belangen is een belangrijk onderdeel van het gesprek. Soms blijkt in de praktijk dat de onderlinge belangen prima te combineren zijn. Was je maar eerder in gesprek gegaan…
4. Brainstorm vervolgens over mogelijke ideeën en oplossingen. Schrijf het gewoon eens op een flip-over en blijf schrijven, schrijven, schrijven. Roep maar! Je creëert betrokkenheid bij het probleem door met elkaar te zoeken naar de beste uitkomsten.

Tot slot

Maak uit al die verschillende opties een selectie en bekijk wat voor alle gesprekspartners de beste oplossing zou kunnen zijn. Benoem ook de zogenaamde objectieve meetlat waarlangs de verschillende opties moeten worden gelegd. Aan welk criterium moet de oplossing ten minste voldoen. Maak er een paar en toets alle voorstellen aan die criteria. Dat maakt de selectie al kleiner. De keuze wordt overzichtelijker.

Houd tot slot altijd een plan B achter de hand. Wat als je er met elkaar écht niet uit lijkt te komen, wat is dan het best werkbare alternatief. Hoe kun je dan wél met elkaar verder?

Een goed gesprek voeren is echt best lastig. Het is vaak moeilijk om af te wijken van hoe je het gewend was om zaken op te lossen en om oude gewoontes los te laten. Nog moeilijker is het om écht en oprecht te luisteren in plaats van aan te vallen, om open te brainstormen in plaats van te bekvechten en om respect en gelijkwaardigheid centraal te houden.

Ik wens je veel constructieve gesprekken!

Auteur: Annette Koevermans

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.