IT-projecten hebben doorgaans hun vertrekpunt bij een vraag vanuit de business. Het is de business die een nieuwe applicatie wil, om innovatie te realiseren, om legacy te ontsluiten of om de dienstverlening aan klanten te verbeteren. Zij hebben vaak ook al heel aardig voor ogen wat de functionaliteit van zo’n applicatie moet gaan worden. Vervolgens betrekken ze IT erbij om te kijken hoe een en ander gerealiseerd kan worden. Als hiervoor de ondersteuning van een externe dienstverlener nodig is, komt de afdeling Inkoop in beeld. En daar gaat het vervolgens vaak mis…

De business, de IT-afdeling en de externe IT-dienstverlener kijken vooral naar het resultaat, oftewel de applicatie die gerealiseerd dient te gaan worden, en de manier waarop. Tegenwoordig is dit eigenlijk zonder uitzondering volgens de Agile Scrum methode. Inkoop daarentegen kijkt met name naar hoeveel dit gaat kosten en dan speciaal hoe ze er voor kunnen zorgen dat de kosten zo laag mogelijk blijven. Ondanks dat er dan overeenstemming is over de businessdoelstellingen en de te realiseren applicatie, ondermijnt Inkoop op die manier toch direct al het succes van een project.

Bij agile projecten zit de kracht in de flexibiliteit en het zelfsturend vermogen van projectteams. Tijd en budget staan vast en binnen die kaders wordt het project gerealiseerd. De uiteindelijke functionaliteit staat dus niet van te voren tot in detail vast. De teamleden nemen de gezamenlijke verantwoordelijkheid om op basis van voortschrijdend inzicht de prioriteiten te bepalen van functionaliteit die opgeleverd gaat worden. Dit gebeurt in sprints; kortdurende, iteratieve cycli. Wanneer inkoop echter begint over uurtarieven, halen ze daarmee alle flexibiliteit uit het project. Ineens wordt er dan gekeken naar wat de kosten per individu zijn en of er niet misschien toch een junior consultant opgevoerd kan worden in plaats van een meer ervaren consultant. Door individugericht naar een project te kijken en van te voren volledig vast te leggen hoeveel junior-, medior- en senioruren je te besteden hebt, wordt de kracht van de Agile-methodiek teniet gedaan.

Daar komt nog bij dat Inkoop er sowieso beter aan doet om meer naar de kwaliteit en productiviteit van een IT-dienstverlener en diens consultants te kijken, dan enkel naar het zo veel mogelijk drukken van de kosten. Kwaliteit betaalt zich namelijk altijd terug, in die zin dat sneller een betere applicatie wordt opgeleverd. Dit zorgt voor een kortere doorlooptijd, minder herstel- en onderhoudskosten na oplevering van de applicatie en een betere ondersteuning van het bedrijfsproces.

Alle partijen zouden er daarom bij gebaat zijn als Inkoop niet meer (alleen) kijkt naar de kosten, maar in plaats daarvan naar het businessresultaat dat behaald moet worden. De bonus van inkopers zou dan ook niet langer afhankelijk moeten zijn van de korting die ze weten te bedingen, maar van de waarde voor de business die het project uiteindelijk oplevert. Ik pleit er daarom voor de bonus van inkopers afhankelijk te maken van het resultaat per sprint of de hoeveelheid storypoints per sprint. Op die manier zorg je dat Inkoop op dezelfde manier naar een project gaat kijken als business, de IT-afdeling en de externe IT-leverancier dat al doen. Dit zal helpen om een goed resultaat te behalen. Bovendien wordt het op deze manier ook leuker voor inkopers. Hun betrokkenheid beperkt zich niet meer alleen tot het inkoopproces, maar strekt zich meer uit over het hele traject tot en met de oplevering. En daarbij gaat hun werk ook meer over de inhoud. Ook inkoop kan meedelen in de energie die het uiteindelijke resultaat – en niet de kosten – oplevert. Dat maakt ook dat de onderhandelingen interessanter worden en de rol van inkopers groter. En als ze het goed doen, kunnen ze ook nog eens meer verdienen. Want hoe meer waarde voor de business, hoe meer het mag kosten. Kortom als de hele keten Agile wordt, zal iedereen daar voordeel van hebben!

[alert type=”info” title=”Leestip: Doe-het-zelf inkoopbesparingsanalyse! “] Lees het artikel

Auteur: Erik ten Harkel, Eric ten Harkel heeft zijn sporen in het IT-vak ruimschoots verdiend. Hij is algemeen directeur van COOLProfs, specialist in het bouwen van bedrijfskritische softwaresystemen op maat. COOLProfs onderscheidt zich door haar aanpak, waarin de menselijke factor van IT centraal staat en waarbij in nauwe samenwerking met de klant het gewenste resultaat wordt gerealiseerd. Daarvoor was Ten Harkel onder meer consultant bij Sterling Software, Texas Instruments Software, ISES International, KPMG en James Martin Associates. Ten Harkel is een begenadigd verteller en een veel gevraagd spreker over moderne systeemontwikkeling en alles wat daarbij komt kijken. Hij is co-auteur van meerdere boeken over systeemontwikkeling en het gebruik van moderne technologie daarbij. Als blogger / columnist heeft Ten Harkel een originele kijk op en een uitgesproken mening over het IT-vak in het algemeen en systeemontwikkeling in het bijzonder. Zijn doel in het werk-leven luidt Make money and have Fun. In omgekeerde volgorde van belangrijkheid.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.