Een organisatie met massaproductie kent een andere inkoopfunctie dan een organisatie met productdifferentiatie. De eerste vraag die beantwoordt moet worden is dan ook wat de toegevoegde waarde is van de inkoopfunctie in relatie tot de organisatiedoelen. De strategische rol van inkoop kan op vele manieren worden onderbouwd of zichtbaar worden gemaakt. Het House of Control gebruikt hiervoor de C-curve (Van Oppen). Op basis van de C-curve wordt duidelijk aan welke doelstelling uw inkoopfunctie bijdraagt: 

• Inkoop = primair proces; wanneer het inkoopvolume relatief groot is en de inkopen zijn een belangrijk element in het primair proces (en daarmee in het rendement) dan is de strategie van de inkoopfunctie gericht op het aangaan van strategische relaties met leveranciers. Dit om tijdige orderrealisatie, kwaliteit en innovaties te borgen. Veelal zijn de leveranciers medebepalend voor het competitief vermogen van de organisatie. Voorbeelden van dit soort organisaties zijn Nike en Zorgverzekeraars.
• Inkoop = groei; bij een strategie van groei draagt de inkoopfunctie bij aan doelstellingen als ‘time to market’ en klanttevredenheid doordat de inkoopfunctie zich richt op kwaliteit en tijdigheid van de levering van producten. Bij de inkoopfunctie ligt de nadruk op inventarisatie van de vraag vanuit de organisatie, de selectie van leveranciers en het meten van prestaties van de leveranciers.
• Inkoop = krimp; wanneer de inkopen geen strategische waarde hebben en het inkoopvolume gering is dan zal de inkoopfunctie een kleine rol binnen de organisatie spelen. Probeer de inkopen uit te besteden. Sluit aan bij inkoopbureaus om toch efficiencyvoordelen te behalen en de eigen kosten van inkoopmedewerkers (expertise) te beperken.
• Inkoop = kostenbesparing; wanneer het inkoopvolume relatief groot is maar de inkopen dragen beperkt bij aan het rendement dan zal de strategie van de inkoopfunctie gericht zijn op kostenbesparingen. Bij de inkoopfunctie licht de nadruk op efficiencyvoordelen, inkoopsynergie, onderhandelen en contractbeheer.

Strategische keuzen

 De bijdrage die de inkoopfunctie levert aan de organisatiedoelstellingen is de belangrijkste factor voor het opstellen van de inkoopstrategie. Maar ook andere strategische keuzes bepalen de inkoopstrategie. Hieronder staan er vier opgesomd:

• In-/uitbesteden; steeds meer organisaties kiezen ervoor om zich nog alleen te richten op die bedrijfsactiviteiten die hen bestaansrecht geven. Ze maken daarmee de keuze om zoveel mogelijk ondersteunende activiteiten zoals facilitaire zaken, IT, salarisadministratie uit te besteden.
• Co-productie; de traditionele klant-leverancier relatie komt steeds meer onder druk te staan. Organisaties worden voor hun succes afhankelijker van de kennis en innovatievermogen van de leveranciers. Als leveranciers bijdragen aan de verbetering van de (klantgerichte)processen dan vergt dat een andere benadering van de leveranciers dan in de meer traditionele manier van inkoop.
• Inkoopsamenwerking; steeds meer organisaties kiezen ervoor om met andere organisaties gezamenlijk in te gaan kopen. Meestal vanuit kostenoverwegingen of een gebrek aan eigen inkoopexpertise. Op de pagina Inkoopsamenwerking worden de verschillende vormen van inkoopsamenwerking verder uitgewerkt.
• E-procurement; verder is ook de mate waarin het inkoopproces is geautomatiseerd (of geautomatiseerd gaat worden) richtinggevend voor de inrichting van de inkoopfunctie.

Het moge duidelijk zijn dat de strategische keuzes van een organisatie direct van invloed zijn op de inrichting van de inkoopfunctie. De inkoopstrategie vertaald deze strategische keuzes van de organisatie in algemene uitgangspunten voor de inkoop. Die vervolgens in het inkoopbeleid worden geconcretiseerd.

Inkoopbeleid / Inkoopstatuut

In een statuut of in het inkoopbeleid worden de strategische uitgangspunten van de inkoopfunctie verder geconcretiseerd. Ook wordt de vigerende wet- en regelgeving en de ideële keuzen die de organisatie heeft gemaakt in het inkoopbeleid uitgewerkt. Het inkoopbeleid geeft daarmee richting aan de handelingen en beslissingen die (inkoop)medewerkers maken. In het Inkoopbeleid c.q. -statuut worden veelal de volgende onderwerpen vastgelegd:

1. Inkoopdoelen; in het inkoopbeleid wordt vastgelegd aan welke doelstellingen de inkoopfunctie binnen de organisatie een bijdrage levert. Doelen die vaak in inkoopstatuten worden genoemd zijn klanttevredenheid, rechtmatigheid, doelmatigheid en maatschappelijk ondernemen, etc..
2. Wettelijk kader; in het inkoopbeleid moet duidelijk zijn welke wet- en regelgeving op de inkoopfunctie van toepassing is. Is het alleen het Burgerlijk Wetboek zoals bij commerciële bedrijven het geval. Of is het wettelijk kader veel breder zoals bijvoorbeeld bij overheidsorganen. Zo heeft bijvoorbeeld een gemeente te maken met het Burgerlijk Wetboek, het Aanbestedingsrecht, de Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen Openbaar Bestuur, de Gemeentewet en de Algemene Wet Bestuursrecht.
3. Maatschappelijk ondernemen; overheidsinstanties en in toenemende mate ook private organisaties formuleren in het inkoopbeleid ethische uitgangspunten. Dat wil zeggen dat duurzaamheidscriteria in het selectieproces worden opgenomen.
   • Eisen aan de leveranciers; veelal wordt dit geconcretiseerd door eisen aan de arbeidsvoorwaarden te stellen. Leveranciers hanteren een redelijke beloning, maken geen gebruik van kinderarbeid en discrimineren niet.
   • Eisen aan eigen medewerkers; bijvoorbeeld rondom integriteit. Om belangenverstrengeling te voorkomen worden er afspraken gemaakt over het vervullen van nevenfuncties, het ontvangen van relatiegeschenken en wordt er functiescheiding in het inkoopproces toegepast.
4. Inkoopsynergie; verder is het streven naar inkoopsynergie ofwel het bundelen van inkoopvolumes een logisch uitgangspunt dat in het inkoopbeleid wordt opgenomen. Het is van belang om vast te stellen op welk niveau de inkoopsynergie wordt nagestreefd. Op afdelingsniveau, op het niveau van de organisatie of nog breder door met andere organisaties een inkoopsamenwerking aan te gaan.
5. Marktbenadering; in het inkoopbeleid wordt ook vastgelegd hoe de markt wordt benaderd en welke economische criteria in het selectieproces worden gehanteerd. Enkele veelvoorkomende uitgangspunten zijn in dit geval:
   • In concurrentie inkopen; om doelmatig in te kopen wordt het uitgangspunt gehanteerd dat zoveel mogelijk ‘in concurrentie’ wordt ingekocht. Afhankelijk van de waarde van de in te kopen diensten en het aantal potentiële leveranciers.
   • Regionale stimulering; soms wordt regionale voorkeursbeleid gehanteerd. Dit kan natuurlijk alleen als dit niet in strijd is met de wet- en regelgeving. Regionaal voorkeursbeleid kan op gespannen voet staan met objectiviteit en doelmatigheid.
   • Periodieke evaluatie van leveranciers; prestaties van leveranciers worden gemeten en periodiek geëvalueerd. Dit ten behoeve van mogelijke contractverleningen of uitsluiting van één of meerdere leveranciers.

1. Standaard werkwijzen; om de professionaliteit van het inkoopproces te borgen kiezen veel organisaties ervoor om werkprocessen te standaardiseren. Ook het gebruik van standaardformulieren voor bestellingen, mantelcontracten, inkoopvoorwaarden, en de wijze van facturering dragen bij tot een professionele werkwijze:
   • AO-handboek; in het inkoopstatuut wordt vaak aangegeven dat de processen en procedures in het AO-handboek verder zijn uitgewerkt. Waarbij de Raad van Bestuur (of de directie) het Handboek veelal vaststelt.
   • Procuratieregeling; hierin wordt het mandaat vastgelegd van medewerkers die namens de organisaties externe verplichtingen mogen aangaan. De bevoegdheden van medewerkers worden in het handelsregister vastgelegd.
   • Hardheidsclausule; in het inkoopstatuut is veelal ook een passage opgenomen over omstandigheden waaronder de Raad van Bestuur (of directie) bevoegd is om af te wijken van het inkoopbeleid. Veelal moet er dan sprake zijn van een calamiteit die de kerntaak van de organisatie direct of indirect in gevaar brengt.
2. Continu Verbeteren; het inkoopbeleid wordt vertaald in inkoopplannen. Deze plannen zijn een verzameling van doelstellingen en activiteiten, die gericht zijn op het realiseren van het inkoopbeleid. Er wordt een planning & controlcyclus ingericht zodat periodiek wordt gemonitord of voorgenomen plannen worden gerealiseerd. Tenslotte is er in het inkoopbeleid vaak een evaluatiebepaling opgenomen waarin staat dat de inkoopfunctie bijvoorbeeld tweejaarlijks wordt geëvalueerd.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.