De laatste jaren is de aandacht voor leveranciersmanagement sterk gestegen. Dat komt mede doordat veel organisaties en bedrijven in de crisis te maken kregen met faillissementen en met leveranciers die hun beloften niet waar konden maken. Een pijnlijke les, want hierdoor kwamen zij vaak zelf in de problemen. Om de continuïteit van een organisatie die producten of diensten inkoopt te kunnen waarborgen, is gedegen leveranciersmanagement essentieel. Hoe zet u een transparant en uniform acceptatiebeleid op?

Het belang van leveranciersmanagement

Veel organisaties zijn voor de continuïteit van hun bedrijfsvoering in meer of mindere mate afhankelijk van leveranciers of dienstverleners. Omdat er vaak langdurige contracten worden gesloten met leveranciers, is het essentieel om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen bij de leverancier spelen. Op die manier kunt u proactief inspelen op negatieve trends en bent u goed in staat om de continuïteit in uw eigen organisatie te managen. En kunt u eventuele schade voorkomen.

Als een product of dienst om wat voor reden dan ook niet kan worden geleverd, dan lopen zij grote financiële risico´s. Dat maakt het selecteren en managen van de juiste leveranciers essentieel. Kunnen leveranciers doen wat zij beloven? Waar voorheen vaak meerdere medewerkers of afdelingen inkooptaken erbij deden en soms op gevoel een inkoopopdracht ondertekenden, heeft leveranciersmanagement in veel organisaties inmiddels (terecht!) een prominente plek verworven.

Inzicht in leveranciers

Leveranciersmanagement begint bij het inzichtelijk maken van uw leveranciers. Kort samengevat doorloopt u drie stappen: analyseer de opdrachtwaarde, bepaal de impact die een leverancier heeft op uw organisatie en kijk naar de duur van het contract. Aan de hand van deze inzichten kunt u vervolgens een uniform beleid opstellen ten aanzien van uw leveranciers.

De Kraljic matrix

De opdrachtwaarde en de contractduur zijn makkelijk te achterhalen, maar hoe bepaalt u de impact van een leverancier? In 1983 publiceerde de Sloveen Peter Kraljic in de Harvard Business Review een uniek model om de beste inkoopstrategie te bepalen. Ruim dertig jaar later is de Kraljic matrix nog altijd actueel. De matrix is gebaseerd op twee dimensies: de invloed van een productgroep op de financiële positie van een organisatie en de kwetsbaarheid van de aanvoer of het leveringsrisico.

Daarnaast maakt de matrix onderscheid in vier productgroepen: hefboomproducten, strategische producten, routineproducten en knelpuntproducten. Afhankelijk van de positie in de matrix kan een passende inkoopstrategie worden bepaald. Zo hebben strategische producten een grote invloed op het bedrijfsresultaat én een hoog leveringsrisico: deze producten verdienen dus de meeste aandacht.

Transparant acceptatiebeleid

Wanneer uw leveranciers inzichtelijk zijn gebracht, kunt u een beleid opstellen om de risico’s zoveel mogelijk te beperken. Dat begint bij een transparant en uniform acceptatiebeleid van zakelijke relaties. Het mag geen verschil maken of een besluit om in zee te gaan met een bepaalde leverancier op maandagochtend wordt genomen of op vrijdagmiddag; en of de controller, projectleider of inkoper de inkoopopdracht aangaat. Tegelijkertijd vragen verschillende soorten relaties en posities op de Krajlic matrix om een eigen benadering. Hoe zorgt u voor een uniforme beoordeling van al uw zakenrelaties, toegespitst op uw specifieke bedrijfsmodel?

[alert type=”info” title=”Leestip: Inkoop is relatiemanagement “] Lees het artikel

Risico’s bepalen, bijsturen en evalueren

Met het Graydon Decision Model creëert u een acceptatiebeleid op maat dat u eenvoudig kunt bijsturen en evalueren. Het model biedt de mogelijkheid om per relatiegroep het eigen risico te bepalen en is door iedereen binnen de organisatie te gebruiken, met als uitkomst een objectief beslissingsvoorstel op basis van de scores die u persoonlijk heeft vastgelegd. Zo houdt u beter zicht op uw leveranciers, met extra aandacht voor producten en diensten die cruciaal zijn om de continuïteit van uw organisatie te garanderen.

Auteur: John Swaab, Graydon

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.