Successen worden graag gevierd. Een mooie klus binnengehaald? Een project succesvol afgerond? Een prima jaar achter de rug? Reden voor een feestje. En terecht natuurlijk. Maar wat moet je met problemen? Die voelen niet goed. Het zijn vervelende obstakels die succes in de weg staan. Of niet?

Mensen gaan op verschillende manieren met problemen om. Het slechtste wat je in het geval van problemen kunt doen is ze onder de mat vegen. Die bobbel onder de mat blijft een probleem. Je kunt erop wachten tot iemand over de bobbel struikelt. En dan heb je een veel groter probleem. Want nu ligt ook je integriteit onder vuur. Niet doen dus!

Maak problemen onderdeel van je projectplan

Bij alle projecten die je uitvoert kunnen er problemen ontstaan. Met techniek, met externe leveranciers, met klanten en ook met je projectmedewerkers. Breng eens in kaart welke gevolgen bepaalde risico’s met zich meebrengen. Wat als de klant niet tijdig input levert? Of een leverancier een verkeerd product aflevert? Wat gebeurt er als een projectmedewerker ziek wordt?

Realistische risico’s zijn de moeite meer dan waard om rekening mee te houden. Maak een plan voor het geval een van deze problemen zich voordoet. Laat een klant vooraf weten welk gevolgen het heeft voor het resultaat wanneer zij niet tijdig leveren. Maak afspraken met je leverancier over onjuiste leveringen. En bekijk op voorhand wie de rol van de projectmedewerker over kan nemen in geval van ziekte. Deze scenario’s zorgen ervoor dat problemen veel adequater kunnen worden opgelost. Door te anticiperen op deze risico’s kun je ruimte in je projectplan opnemen. En dit zorgt ervoor dat je beter in staat bent je projecten volgens afspraak op te leveren.

Warm welkom voor problemen

Wanneer je in je emotie de brenger van slecht nieuws met de grond gelijkmaakt zal hij zich de volgende keer wel twee keer bedenken voor hij een probleem onder je aandacht brengt. Zorg ervoor dat problemen in een zo vroeg mogelijk stadium bekend zijn. Dat geeft je meer ruimte om te manoeuvreren en het scheelt je vaak veel moeite, frustratie en kosten. Een warm welkom voor problemen dus.

Don’t shoot the messenger

De juiste software kan je hierin ondersteunen. Door tijdig signalen te krijgen op het vlak van voortgang, deadlines, urenbegroting en kosten kunnen veel problemen die gedurende je projecten ontstaan in een vroegtijdig stadium worden opgelost. Lees ook het blog ‘Wanneer is het tijd om te automatiseren?’.

Leer van je problemen

Er zijn weinig projecten die probleemloos verlopen. Wanneer je projecten op dezelfde manier uitvoert als altijd, zul je ook dezelfde problemen houden. Het is daarom belangrijk om te leren van je problemen. Evalueer je projecten daarom regelmatig en zorg ervoor dat iedereen ervan leert.

[alert type=”info” title=”Leestip: Conflict als bron van verandering”] Lees het artikel.

Auteur: Rob van Loenen, Visma.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.