In iedere organisatie wordt er gerapporteerd. Maar er vervolgens iets mee doen, is nog sterk voor verbetering vatbaar. In de praktijk blijkt dat 20% van de managementrapportages effectief wordt gebruikt. Effectief betekent gelezen worden en erop acteren. Oorzaken zijn: veel managementrapportages zijn niet gelieerd aan de strategie, ze zijn soms te lang en bieden te weinig verband en structuur. Een andere oorzaak is het ontbreken van voldoende aandacht voor evaluatie en bijsturing. Ook de layout is belangrijk voor een effectieve managementrapportage. Wil je een effectieve managementrapportage schrijven of implementeren in jouw organisatie? Lees dan de vier tips in deze blog.

Tip 1.  Lieer aan strategie
De eerste oorzaak van niet effectieve managementrapportages is dat er gerapporteerd wordt zonder dat de inhoud gelieerd is aan de strategie. Er is veelal wel een strategisch plan, maar de vertaling daarvan in informatie om de strategische doelen te realiseren ontbreekt. Vaak blijven deze rapportages dan zonder focus en naar het verleden wijzen, waarin de basis is opgenomen, zoals omzet, kosten, resultaat, ziekteverzuim en productie. Managementrapportages die een blauwdruk zijn van de strategie zijn meer toekomstgericht. Immers de periodieke informatie wordt gebruikt om te sturen op de afspraken die binnen de organisatie zijn gemaakt om de strategie te realiseren. Regeren is vooruitzien. Tip: Maak de managementrapportage toekomstgericht door het accent te leggen op stuurinformatie, bijvoorbeeld start met een dashboard.

Tip 2.  Vermeld essentie
Een tweede oorzaak van niet effectieve managementrapportages is de gedachte dat een uitgebreide toelichting op de cijfers de managementrapportage verbetert. Er wordt een lijvig Word document gemaakt om de cijfers toe te lichten. Vaak komen de boodschap en de essentie dan niet over. Beter is de gedachte: “less is more”. Beperk een rapportage tot de essentie. Waar vliegt de organisatie nu echt uit de bocht? Welke risico’s zijn groot en met een aanzienlijke kans te verwachten? Welke punten zijn nu in essentie belangrijk om te bespreken. Tip: Gebruik Powerpoint, daarmee dwing je jezelf alleen de essentie te vermelden. Of begin het Word document met de bespreek-, beslis- en actiepunten. Geef een korte omschrijving per punt: Wat is het probleem? Wat zijn hiervan de oorzaken? Welke oplossingsrichtingen zijn voorhanden? Wat is het advies? En zet de uitgebreide analyse bijvoorbeeld in de bijlage.

Tip 3.  Besteed aandacht aan layout
Bij sommige managementrapportages wordt weinig aandacht besteed aan de layout. Het management moet de cijfers maar lezen, is een veelgehoorde uitspraak. Met deze uitspraak moet je niet raar opkijken dat de rapportages niet gelezen worden of verkeerd geïnterpreteerd worden. Zo trof ik enige tijd geleden in een ziekenhuis rapportages aan, die door het management letterlijk in de prullenbak werden gegooid. De managementrapportages zijn door mij toen aanzienlijk verbeterd. De tijden zijn intussen sterk veranderd. Informatie is er in overvloed en moet snel verwerkt kunnen worden. En dan werkt visualisatie uitstekend. Enkele grafieken doen wonderen en vergroten de leesbaarheid. Tip: Gebruik grafieken, maar niet met te veel kleuren (maximaal 4). BI tools en Excel bieden uitgebreide mogelijkheden.

Tip 4.  Maak een lijst met besluiten en acties
Veelal worden de managementrapportages besproken, maar is er onvoldoende aandacht voor het vervolg. Er wordt geen korte notitie gemaakt van de genomen besluiten en acties, die tijdens het overleg zijn afgesproken. Deze lijst is juist van eminent belang, omdat daarmee kan worden gevolgd of de acties ook (op termijn) effect sorteren. Door het noteren van de besluiten en de acties is het gemakkelijker om de voortgang te volgen. Ook wordt het effect van bijsturen dan zichtbaar. Tip: Maak bij elk overleg over de managementrapportage een lijst met besluiten en acties: Welke actie? Wanneer heeft het effect? Welk effect heeft de actie op kosten of omzet? Moet het beleid bijgestuurd worden?

Auteur: Harry Huizing

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.