Een financiële administratie verschaft in principe informatie tot op factuurregel niveau. Het is al snel mogelijk iets te zeggen over de aard van de kosten aan de hand van de crediteur. Neem een leveranciersnaam als Nuon. Deze inkoop betreft waarschijnlijk inkoop van nutsvoorzieningen. Categorisering op basis van leveranciersnaam blijft vaak oppervlakkig. In het geval van de leverancier Randstad, kan de aard van de kosten kan nog vele kanten op. Om te weten of het inhuur van marketing uitzendkrachten, financieel advies of recruitmentvergoedingen betreft, zal dieper gegraven moeten worden.

Een duidelijke administratie geeft ook veel informatie op grootboekrekening niveau. De enige kanttekening hierbij is de afhankelijkheid van de financiële afdeling. Een grootboekrekening als representatiekosten kan vol zitten met kosten die gemaakt zijn voor het personeel, maar ook voor marketing doeleinden. Vanuit inkoop technisch oogpunt een belangrijk verschil. Bovendien kunnen onduidelijke facturen of voor de administratie onbekende crediteuren onder allerlei grootboekrekeningen zijn weg geboekt. In dit soort gevallen geeft de factuuromschrijving meestal uitsluitsel over de aard van de inkoop. De eerste observatie die volgt, haakt hier meteen op in.

3) De verloren facturen
Een enkele keer was het gepresenteerde inkoopvolume verrassend laag. De verwachting was dat er te veel grootboeken of crediteuren waren uitgesloten tijdens de analyse. Later bleek dat er slechts drie facturen buiten de aangeleverde administratie waren gevallen. Drie facturen zorgen meestal niet voor een significant veranderde output, echter waren deze drie facturen verantwoordelijk voor maar liefst 15% van het totale inkoopvolume.

4) De leveranciersgrootboekrekening
Soms is er een leverancier of een factuur die bij meerdere grootboeken past. Het is een kwestie van interpretatie van de financiële medewerker in welke deze dan terecht komt. Mogelijk wordt zelfs gekozen voor een nieuwe grootboekrekening. Doorgaans kom ik honderd tot honderdvijftig grootboeken tegen per administratie. De meest uitgebreide administratie afgelopen jaar bracht me welgeteld 462 grootboeken. Opvallend was dat van deze grootboeken bijna de helft gelijk was aan een leveranciersnaam. Extra opvallend was dat enkele leveranciers zelfs twee grootboeken hadden: een gelijk aan de leveranciersnaam en een gelijk aan leveranciersnaam + b.v.