Het idee van Best Value aanbestedingen is om een zeer zware weging op kwaliteit te maken. Verschillende bronnen (bijv. boek ‘Prestatieinkoop, wie steekt er boven het maaiveld uit’, de website van de aanbestedingsmakelaar en supplyvalue en RFP zoals gunning / inschrijving leidraden en beschrijvende documenten) geven een beeld van 25% prijs en 75% kwaliteit. Maar klopt dit wel?

In de regel wordt de prijs en kwaliteit waardering als volgt weergegeven:

1. Inschrijfprijs (25%)
2. Kwaliteit (75% van het plafondbedrag)
   • Prestatieonderbouwing (15% van het plafondbedrag)
   • Risicodossier (20% van het plafondbedrag)
   • Kansendossier (10% van het plafondbedrag)
   • Interview sleutelfunctionaris 1 (15% van het plafondbedrag)
   • Interview sleutelfunctionaris 2 (15% van het plafondbedrag)

Het afgelopen jaar heb ik twee signalen gekregen die mij er toe hebben gedreven wat dieper in deze materie te duiken. Allereerst een opmerking van een medewerker van een aanbestedende dienst die mij vertelde dat hem was opgevallen dat de prijs kwaliteit verhouding 40% prijs en 60% kwaliteit is en niet 25 / 75  zoals veel wordt gedacht. Ten tweede vroeg mij iemand hoe je die inschrijfprijs 25% berekend. In het gunningsmodel stond goed beschreven hoe de kwaliteit wordt berekend, maar stond niets uitgelegd over hoe om te gaan met de opmerking ‘inschrijfprijs (25%)’.

Het antwoord op de tweede vraag is dat er niets wordt berekent aan/met de inschrijfprijs, die telt gewoon voor 100% mee. Mijn conclusie hieruit is dan ook dat de inschrijfprijs voor 100% meetelt van het plafondbedrag en kwaliteit voor 75% van het plafondbedrag. De prijs kwaliteit verhouding is dus 100 / 75, oftewel 57% prijs en 43% kwaliteit. Een andere verhouding dan het eerste signaal waar de verhouding 40 / 60 is waargenomen. Hoe kan dat? 

Na enig rekenen kwam ik er uit. Bij toepassen van het gunnen op waarde model, zoals bij Best Value aanbestedingen wordt gedaan, is er sprake van bijtelling voor lage kwaliteit en aftrek voor hoge kwaliteit. In geval van Best Value aanbestedingen is de aftrek 75% van het plafondbedrag en de bijtelling 75% van het plafondbedrag. Mijn conclusie is dan ook dat de kwaliteit voor 150% (75% + 75%) van het plafondbedrag mee telt en niet 75%. De prijs kwaliteit verhouding is dus 100 / 150, oftewel 40% prijs en 60% kwaliteit. Dat komt precies overeen met het eerste signaal.

Op de vraag hoe zwaar moet de kwaliteit meewegen is het “algemene” antwoord dat de prijs voor 25% meetelt en de kwaliteit voor 75%; de kwaliteit is dus 3 * de prijs (75 = 3 * 25). Ik heb waargenomen dat door de manier waarop de kwaliteitswaarde wordt vastgesteld de prijs / kwaliteit verhouding in de praktijk 40% prijs en 60% kwaliteit is.

Dan rest de vraag: “hoe moet het dan wel?”. Er zijn meerdere oplossingen mogelijk en het voert te ver om de verschillend varianten hier te bespreken. Mocht u meer willen weten dan kunt u contact met mij opnemen en kan ik u een advies op maat geven.

Auteur: Jan Hutten – Hutten Management. Ik ben jaren werkzaam geweest in de ICT in diverse rollen. Ik heb me vaak afgevraagd hoe het komt dat zo veel projecten mis gaan, uit budget lopen, te laat worden opgeleverd en aan het einde van de dag een ontevreden klant over de geleverde kwaliteit. Lang heb ik gedacht dat het verbeteren van de manier van werken de oplossing zou zijn, zo had ik alle vertrouwen in de Agile aanpak. Dean Kashiwagi heeft eenzelfde verwondering gehad over het mislukken van projecten en het gebrek aan inzicht iets te verbeteren. Meer informatie over Hutten Management.

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.