Technologie en werk: gelukkig worden dankzij HR en IT

Naarmate onze werkomgevingen veranderen, verandert ook ons begrip van een bevredigend en evenwichtig leven. Hoewel veel werkgevers nog altijd ruim aandacht besteden aan de optimale balans tussen werk en privéleven, is het in feite zo dat werknemers tegenwoordig verder kijken dan dit idee van twee afzonderlijke rollen. En zich in plaats daarvan richten op de optimale integratie van werk en leven.

Mobiele technologie heeft onze manier van werken over het algemeen verbeterd. Het is echter aanzienlijk moeilijker geworden om offline te gaan. Naarmate ons werk een steeds grotere wereldwijde verbondenheid vertoont, vereisen overlappende tijdzones en gespreide werkuren dat we ons, als het even kan, aanpassen om het werk gedaan te krijgen. In plaats van te trachten om werk en privéleven apart en in balans te houden (wat vaak niet lukt), is er een nieuw aandachtsgebied ontstaan. Een, waarin we een betere manier proberen te vinden om de twee vredig naast elkaar te laten bestaan.

Een van de belangrijkste fundamenten om deze verandering succesvol te implementeren is samenwerkingstechnologie. Deze nieuwe manier van denken gaat ervan uit dat als werknemers bereid zijn om hun privéleven aan te passen en af te stemmen op de werkbehoeften – en volgens recent onderzoek van mijn werkgever Epson blijkt dat dit doorgaans het geval is – dan ligt het in de lijn van de verwachting dat werkgevers dit ook erkennen en er op een gepaste manier op inspelen.

Balans

In dit recente onderzoek onder werknemers in Nederland, was 86% van de respondenten het ermee eens dat full-time werken op kantoor niet ideaal is voor een goede balans tussen werk en privéleven. 41% van de respondenten geeft toe dat ze eenvoudigweg te weinig uren per dag hebben om hun taken uit te voeren. Werknemers maken gemiddeld ongeveer 6 overuren per week. Ruim een derde (32%) doet dit echter om tijd vrij te maken voor hun sociale leven overdag. Terwijl 88% van de respondenten vaststelt dat ze over het algemeen zeer tevreden zijn met hun werk en de werkplek.

Hoe we deze verschillende statistieken met elkaar verzoenen, en de lessen die we kunnen trekken over de betrokkenheid van de werknemer op de werkplek, zou wel eens de sleutel tot succesvolle HR-strategieën kunnen zijn in de moderne werkomgeving. De integratie van werk en privéleven is niet eenvoudig en vereist flexibiliteit en vertrouwen aan de kant van zowel werkgever als werknemer, maar de voordelen kunnen voor beiden aanzienlijk zijn.

Fysieke ruimte

Jonge millennials die nu de arbeidsmarkt betreden, begrijpen de verwachting, en in zekere zin de nieuwe norm, dat zij als werknemers beschikbaar moeten zijn buiten de traditionele werkuren om urgente e-mails af te handelen, deadlines te halen en tegemoet te komen aan de behoeften van klanten[1]. Onze werkgewoontes zullen drastisch veranderen, zowel wat betreft de manier waarop we omgaan met de fysieke ruimte waarin we werken als de manier waarop we ons werkzame leven benaderen.

Het is bemoedigend dat ons onderzoek eveneens aantoont dat, ondanks een groeiend aantal overuren – werknemers in Nederland per dag ruim één overuur maken, waarvan 32% onbetaald – 83% van alle werknemers over het algemeen tevreden is met de balans tussen werk en privéleven. Het lijkt erop dat flexibiliteit voor de meeste werknemers nog altijd het belangrijkste aspect is in het totaalbeeld. Het inlassen van korte pauzes om alledaagse privé-activiteiten te integreren met de werkdag, betekent dat een extra werkuur in de avond niet als een probleem wordt gezien[2]. Of het nu gaat om 20 minuten surfen op het internet, een kappersafspraak, een bezoek bij de bank of een lunchafspraak met een vriend – deze korte onderbrekingen, ofwel rolwisselingen van werk naar privé, maken ons niet alleen gelukkigere, maar ook productievere werknemers.

[alert type=”info” title=”Leestip: Het is tijd voor interne HR marketing”] Lees het artikel

Telewerken

Bij echte flexibiliteit draait het echter niet alleen om tijd. Het draait ook om de locatie. Een ander voordeel dat veel werknemers zeer aantrekkelijk vinden, is telewerken. Dankzij de technologie kan dit de huidige manier van werken volledig transformeren op alle niveaus van management, communicatie met klanten en samenwerking met collega’s. Of het nu gaat om eenvoudige apparaten die we allemaal kennen, zoals projectoren en printers, of nieuwere, meer baanbrekende hulpmiddelen zoals AR (augmented reality), ze kunnen onze functie ondersteunen en samenwerking en onderlinge interactie verbeteren.

Zo kunnen mensen naadloos samenwerken in verschillende geografische locaties en ruimten. Momenteel biedt 24% van de kantoren ondersteuning voor een cultuur van thuiswerken, terwijl 89% van de werknemers minstens af en toe thuis werkt. Telewerken wordt door velen beschouwd als een voordeel. Het is zelfs aangetoond dat het inclusiviteit kan bevorderen, door groepen zoals oudere werknemers, jonge vrouwen met kinderen en mindervaliden te helpen om hun werkplek te bereiken en daar langer te verblijven.

Valkuilen

Dit wil niet zeggen dat het implementeren van flexibiliteit eenvoudig is. Verandering kan moeilijk zijn in de beginfase. Maar om potentiële valkuilen te vermijden is het essentieel dat het management en leidinggevenden goed zijn voorbereid om overweg te kunnen met de nieuwe manier van werken en gewijzigde personeelsplanning. Een VN-rapport van februari dit jaar werpt een verhelderend licht op dergelijke valkuilen. Dit, door aandacht te besteden aan de mogelijke keerzijden van telewerken en flexibel werken. Het kan er immers toe leiden dat mensen langer gaan werken en als gevolg daarvan meer stress ervaren^[3]. Bewustmakingsinitiatieven kunnen hierbij nuttig zijn voor het bedrijf in het algemeen. Hierbij moet onderzocht worden welke ICT het meest effectief is voor telewerken. En hoe de beschikbare flexibiliteit beheerd moet worden om er optimaal gebruik van te maken.

Evolutie in werk

Technologie transformeert onze kantoren en ons leven. Bij Epson streven wij ernaar om een positieve technologische omslag te faciliteren. Bijvoorbeeld door oplossingen te ontwikkelen die het personeel efficiënter en productiever maken. Met onze kerntechnologieën – wearables, robotics, visuele imagingproducten en afdruktechnologieën – staan we op het punt nieuwe mogelijkheden te creëren voor de werkplek in het bedrijf. Maar ongeacht hoe de werkplek zich verder ontwikkelt, zal de verandering uiteindelijk veel groter zijn dan de som van de afzonderlijke delen. De gevolgen van de technologie zullen merkbaar zijn voor iedereen. Waar het om gaat is hoe we onze verantwoordelijkheid nemen in deze evolutie die bepalend zal zijn voor onze bedrijfsfuncties in de komende 10 tot 20 jaar.

Transformatie

In de afgelopen jaren hebben we een omslagpunt bereikt. Onze industrieën en werkomgevingen ondergaan een spectaculaire transformatie. Dit zal de bedrijfsorganisatie en manier van werken volledig hervormen. Flexibele werkplanning, integratie van werk en privéleven en de technologie bieden werknemers de mogelijkheid om hun werk op maat in te delen. En om naadloos samen te werken met collega’s. Dit, ongeacht of deze op kantoor of onderweg zijn. Nu is het moment aangebroken voor HR en IT om samen te werken en optimaal te profiteren van deze nieuwe kantoorcultuur.

[1] https://www.entrepreneur.com/article/284140
[2] Out of sight, out of mind? (Uit het oog, uit het hart?) How and when cognitive role transition episodes influence employee performance (Hoe en wanneer momenten van cognitieve rolwisseling de prestaties van een werknemer beïnvloeden), http://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0018726716636204
[3] http://www.un.org/apps/news/story.asp?NewsID=56176#.WM_5lm_yvRZ

Auteur: Ward Estoppey, Channel Marketing Manager bij Epson Nederland

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.