Onder projectmanagement wordt doorgaans verstaan: het beheersen of management van projecten, werkzaamheden of taken. Het is een wijze waarop taken worden gepland en worden voorbereid. Hoeze vervolgens worden georganiseerd en hoe ze worden gerealiseerd en uitgevoerd worden. En hoe ze tenslotte worden gemonitord en gecontroleerd. Projectmanagement wordt gehanteerd en gebruikt door projectleiders en teamleiders en kan in verschillende vormen en methoden ten uitvoer worden gebracht. Denk hierbij aan bekende projectmanagement methoden als Prince, Scrum, Agile, Lean, etcetera. Binnen deze projectmethoden bestaan weer diverse varianten en onderverdelingen waarover later in dit artikel meer. Belangrijk gegeven is verder dat goed projectmanagement leidt tot efficiëntere en effectievere processen en systemen en is daarmee van invloed op het bedrijfsresultaat. Niet vreemd dat er dan ook zoveel trainingen en cursussen zijn op het gebied van projectmanagement.
Waarom is projectmanagement belangrijk?
Projectmanagement is van belang om veranderingen binnen organisaties gecontroleerd, effectief en efficiënt te laten verlopen. Van een bepaald vertrekpunt naar een gewenst eindpunt binnen een bepaalde tijd en een bepaalde methode. Er dient wel gewaakt te worden over de definitie van een project. Niet alles is namelijk te omschrijven als een project. Over het algemeen is iets een project als de oplossing niet via het algemene bedrijfsproces verloopt. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld nieuwe bedrijfskleding wil, verloopt dat volgens een vastomlijnd proces. Wanneer er 100 of 1000 medewerkers moeten worden voorzien van nieuwe bedrijfskleding, dan is een projectaanpak voor deze uitdaging een vele betere benaming. In zijn algemeenheid kan gesteld worden dat kleine veranderingen meegaan in het reguliere organisatieproces. Gaat het om een omvangrijk, complex, langdurig of bijvoorbeeld logistiek ingewikkelde uitdaging, dan is het hanteren van projectmanagement doorgaans op zijn plaats.
Waarom mislukt projectmanagement vaak?
Zoals bekend kan het hanteren van projectmanagement van enorm belang zijn voor het welslagen van allerhande projecten. Waarom gaat het in de praktijk dan toch zo vaak fout? Het begint al vaak met het definiëren van een project. Wat omhelst het project precies? Door definitie issues en spraakverwarring, is er vaak al sprake van een valse start. Vervolgens dient er een projectgroep opgezet te worden en/ of een projectorganisatie welke met de broodnodige antwoorden moet komen. Vaak komen die projectgroepen met bepaalde suggesties en antwoorden waar de lijnorganisatie vervolgens mee aan de slag moet. En dat is het moment waarop zaken soms verkeerd gaan. De overdracht van projectgroep naar lijnorganisatie. Hier zit vaak ruis op de lijn en op dit punt is het volgen van trainingen projectmanagement van bijzondere toegevoegde waarde voor alle betrokkenen.
Welke projectmanagement methoden zijn er?
Het zal u niet verbazen; er bestaat een veelheid aan projectmanagement methoden, die allen tot doel hebben de effectiviteit en efficiëntie van organisatieveranderingen te verbeteren. Zo zijn er enerzijds de wat meer traditionele methoden van projectmanagement, zoals PMBok en PMC en anderzijds de wat meer moderne vormen als Prince2, Scrum en Agile projectmanagement. Veel aanpakken van projectmanagement hebben dezelfde eigenschappen en gaan uit van dezelfde uitgangspunten. Hierdoor lijken ze dan ook veel op elkaar. Er zijn uiteraard ook diverse verschillen. Deze zijn vooral te verklaren door de afkomst van de methoden. Zo hebben PMW en PMC Nederlandse wortels. De PMBok is een methode die afkomstig is uit de Verenigde Staten. PRINCE2 is weer van Engelse oorsprong. PMW en PMC zijn wat meer mensgericht, organisatiekundig en conceptueel. Een overzicht van veelgebruikte projectmanagementmethoden:
Projectmatig werken (PMW)
Deze methode is een wijze van denken en doen waarbij er op een planmatige manier tot een eindresultaat wordt gekomen. Elke persoon die deelneemt aan een bepaald project, wordt vervolgens geconfronteerd met de basics van deze personal approach: zoals het organiseren, het beslissen, afkaderen, controleren, samenwerken en het communiceren met elkaar. PMW is dan ook eigenlijk geen methode maar meer een algemeen geldende manier van werken die al reeds lange tijd bestaat en wordt gebruikt in de praktijk.
Projectmatig creëren (PMC)
Projectleiders dienen tegenwoordig steeds meer te weten en te kunnen. Waar men eerder gewoon kon managen en doen wat er was afgesproken, ligt dat tegenwoordig wat anders. Van projectleiders wordt vandaag de dag ook verwacht dat men kennis en kunde heeft van zaken als: leadership, complexity, ondernemen en allerhande hybride in- en externe samenwerkingsvormen. Ook is het tegenwoordig belangrijk om goed te kunnen implementeren, te kunnen inspireren en goed gevoel te hebben op bestuurlijk terrein. Mede om hieraan te kunnen voldoen, is de methode PMC ontwikkeld. Vanwege de toenemende behoefte, is PMC inmiddels dan ook al uitgegroeid tot de leading en meest gebruikte projectmethode van Nederland.
Prince2
Vanaf 2000 is langzaam aan vanuit de UK de projectmanagementmethode PRINCE2 Nederland binnen geslopen. PRINCE 2 staat voor PRojects IN Controlled Environments en geldt als de standaard methode voor veel IT-projecten maar kan (volgende de ontwikkelaars) prima toegepast worden op geheel andere typen projecten. De methode is al ver doorontwikkeld en de meest belangrijke verbeterslag is, dat de basisprincipes van PRINCE2 vandaag de dag gelden als voorbeeld voor de inhoud van de onderwerpen zoals die nu binnen de methodiek worden aangehouden.
PMBoK
PMBoK is een PM-methode en de afkorting staat voor Project Management Body of Knowledge. Het is een geregistreerd trademark in de Verenigde Staten, van het Project Management Instituut. PMBoK is een solide, ver doorontwikkelde en internationaal erkende PM-methode De PMBoK is geënt zogenoemde ”proven knowledge”; een lange geschiedenis van allerhande ‘live cases en best practices uit het zakenleven in de Verenigde Staten. Bijna vanzelfsprekend wordt de PMBoK-methode ook in Nederland gebruikt. Binnen bedrijven is deze methode toepasbaar op vrijwel alle projecten. De methode wordt doorgaans dan ook goed geborgd in organisaties. In Nederland zijn voor deze methode diverse opleidingen en trainingen te volgen opdat de juiste kennis en expertise aanwezig is om de methode goed te gebruiken. De PMBoK methode wordt gekenmerkt door drie basale elementen: processen, aandachtsgebieden en technieken.
DSDM
De DSDM Projectmanagementmethode staat voor Dynamic Systems Development Method en is een projectmethode om allerhande IT-projecten efficient en effectief uit te kunnen voeren. De DSDM methode wordt gekenmerkt door intensieve betrokkenheid van deelnemers, goed doordachte prototypen, maar zeer zeker ook de kwaliteit en snelheid van handelen. DSDM kent haar oorsprong in iteratieve, stapsgewijze ”deliver strategy”.
RUP
De RUP-methode is een afkorting van ”Rational Unified Process”. Het is een methodiek die het werken volgens de software development methode ”Unified Process” support. In de afgelopen jaren is de manier waarop software wordt ontwikkeld enorm veranderd. De systemen dienen vandaag de dag ”lean and mean” gebouwd kunnen worden. Eén systeem dat alles regelt en bepaald, is niet meer van deze tijd. Waar het om gaat, zijn zelfstandig opererende systemen met diverse verantwoordelijkheden en taken. Om verdere ontwikkeling van dit soort systemen mogelijk te maken, zijn zogenoemde ”object driven development methoden ontworpen, waarvan het Unified Process er één is.
Agile Projectmanagement (zoals Scrum)
Projecten die software development tot doel hebben, worden ook wel betiteld als ‘agile’ projectmanagement. Hierna volgt een korte uitleg over wat agile nu eigenlijk is en waarom het steeds belangrijker lijkt te worden. Allereerst dient gezegd te worden dat het een misverstand is dat Agile een projectmanagementmethode zou zijn (zoals Prince2 en PMW bijvoorbeeld). Dit is uitdrukkelijk niet zo. Agile is een zogenoemde ”tegenstroming”. Het grote verschil zit hem erin dat bij traditioneel projectmanagement voor aanvang van een project de kaders en randvoorwaarden worden bepaald en vastgelegd. Dit zorgt voor een bepaalde starheid gedurende het project. Zo kunnen nieuwe inzichten die gedurende een project bijvoorbeeld worden opgedaan, niet mee worden genomen in het vervolg. Een agile aanpak wordt gekenmerkt door ”learning during the road”. Gedurende een project kunnen doelen, aanpak en aanvliegroutes nog worden bijgesteld en aangepast. Dit wordt doorgaans gedaan op basis van een adaptieve benadering. Development methoden die zich bijvoorbeeld goed lenen voor een agile aanpak zijn Scrum, XP en DSDM.
Wat houdt een cursus projectmanagement in?
Een cursus projectmanagement leert je in de basis om succesvol om te gaan met projectplanning en projectaansturing. Efficiëntie en effectiviteit zijn hierbij sleutelbegrippen. Tijdens elke training gaat u in feite aan de slag met zinvolle technieken, instrumenten en tools waardoor uw projecten een hogere kans op succes krijgen. U krijgt kennis en kunde aangereikt op het gebied van projectmanagement waarmee u meer grip krijgt op projecten, de coördinatie en de mensen die het project uitvoeren. Na afloop van een cursus projectmanagement bent u doorgaans in staat om zelfstandig uitvoering te geven aan het projectbeleid.
Wat kost een opleiding project management?
Als u een cursus of training wilt volgen op het gebied van projectmanagement, dan dient u rekening te houden met een gemiddelde prijs van 1000 euro. Uiteraard is de prijs wel afhankelijk van de duur van de cursus, de groepsgrootte en de geboden kwaliteit. Wanneer u uitgaat van een groepsgrootte van 10 man en een cursusduur van ongeveer 2 dagen, dan is zoals gezegd 1000 euro een normale prijs. Wanneer het een introductie cursus projectmanagement van 1 dag betreft, dan is 500 euro tot 750 euro een prijs waar u rekening mee kunt houden. Indien het een langere periode betreft (langer dan 3 dagen) en een meer persoonlijkere benadering betreft (denk aan coaching), dan kunt u al snel denken aan bedragen tussen de 2000 en 4000 euro.
Redactie UBS Plus / Utrecht Business School
Dit artikel is geschreven door de redactie van inspiratieplatform UBS Plus. Het platform is bedoeld om professionals te inspireren en te motiveren bij het veranderen van uzelf, uw team of uw organisatie naar nieuwe gewenste situaties. UBS Plus is een initiatief van Utrecht Business School. Utrecht Business School is de business school voor management executives en business leaders in Nederland. Wij leiden onze deelnemers op tot zwaardere professionals en bereiden ze voor op een volgende stap in hun carrière. Dit doen we op de vakgebieden finance & accounting, marketing en communicatie, it en crm, bedrijfskunde, strategie, hrm, inkoop en management & leadership. Voor vragen, advies of meer informatie over Utrecht Business School contact de redactie en/ of bekijk de video hiernaast.
