Door: Marjolijn de Graaf en Edwin de Graaf

Verandermanagement..er zijn vele manieren om een organisatie te veranderen. De meest eenvoudige is wellicht een heel nieuw organogram te tekenen en dit per mail naar alle betrokkenen te sturen. De meest ‘ingewikkelde’ aanpak van verandermanagement is om alle belanghebbenden te betrekken, dit noem je de participatieve aanpak van organisatieverandering. Deze aanpak vraagt iets meer investering in organiseren, tijd en draagvlakcreatie.

Nu komt bij u vast en zeker de vraag op: ‘Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?’ of met andere woorden: ‘In welk geval kiest u als veranderaar voor de betrekkelijk ingewikkelde participatieve aanpak bij verandermanagement?’

Dit is het geval als het succes van de verandering en het verandermanagement afhankelijk is van het winnen van de harten en geesten van de medewerkers. Als het er niet alleen om gaat harkjes te veranderen maar ook om het gedrag van medewerkers te veranderen. Voorbeelden van dergelijke veranderingen zijn:

• visie ontwikkeling met de franchisenemers, vanuit de holding
• formuleren strategisch personeelsplan in gezamenlijkheid met personeel, klanten en HR
• verminderen van faalkosten en risico’s in bouwprojecten met ingenieursbureaus, (onder-)aannemers en overheid

In deze blog schetsen we een methode waarmee participatieve organisatieverandering eenvoudig uitgevoerd kan worden.

Het veranderen van perspectief is een voorwaarde

Veranderingen binnen een organisatie worden ingegeven door veranderingen buiten de organisatie: een nieuwe technologie die de huidige producten ouderwets maakt, individualiserende klanten die maatwerk service verlangen, de overheid die de WMO uitvaardigt, etc.

Veranderingen in de omgeving geven een nieuw perspectief op het functioneren van de organisatie. Vanuit dat nieuwe perspectief is interne verandering gewenst of noodzakelijk. Dit vraagt ook om een nieuw perspectief voor alle groepsleden.

Vragen naar de onbekende weg

Input van nieuwe informatie, nieuwe ideeën, nieuwe mensen en contacten is cruciaal voor het veranderingsproces. Zonder nieuwe ideeën kan de organisatie alleen maar kiezen voor de bekende oplossingen en ontstaat een vicieuze cirkel.

Bronnen voor ander perspectief zijn collega’s, klanten, leveranciers, financiers, subsidiegevers en eventueel ook mensen in andere organisaties die voor vergelijkbare uitdagingen staan en andere oplossingen of ideeën hebben.

Het vinden van een nieuw perspectief is een proces dat mensen in de organisatie zelf doormaken, echter kun je dit wel begeleiden. In de begeleiding moet er worden gestuurd op de onbekende weg. In de interactie die daaruit voortkomt kun je leren van elkaar.

Houd de groepsleden geboeid en betrokken

Tijdens een presentatie, werkconferentie of workshop is het van groot belang dat er interactie tussen de groepsleden plaatsvindt. Alleen zo blijven de groepsleden geboeid en betrokken. In de interactie kan men individueel betekenis geven aan het onderwerp en kunnen de individuele referentiekaders elkaar raken. Dit zijn voorwaarden voor leren, ontwikkelen en verbinding.

Tijdens deze interactie van groepsleden komt het veelvuldig voor dat reacties, gedrag en zelfs besluiten voortkomen uit emotie en te vlotte oordelen.

Geraakt worden is belangrijk maar kan ook leiden tot spijt wanneer hierdoor besluiten genomen worden zonder volledige kennis over de kwestie . De volgende dag, wanneer ‘het raken’ is weggeëbd, heeft men toch een iets andere kijk op de verhitte discussie die gisteren gevoerd werd en had men liever dat deze anders was verlopen. Wanneer we naar bv de politiek kijken, waar de meesters van het debat elkaar ontmoeten zien we dit ook. Het gevecht tussen het pure ‘het goed willen doen’ en het gepassioneerde ‘het gedaan krijgen’ .

Voor velen is het niet gemakkelijk om het oordeel en de acties uit te stellen totdat alle relevante feiten, ervaringen en emoties op tafel zijn gelegd. Zou het niet fijn zijn als besluiten en conclusies gebaseerd zijn op een zo volledig mogelijk beeld van de betreffende kwestie.

Het tot stand brengen van een open houding in een (groeps)gesprek, discussie of andersoortige interactie vereist een zorgvuldige voorbereiding en begeleiding. Hoe faciliteer je zo een gefundeerd gesprek tussen de groepsleden?

Decisions by Design: een vreedzame besluitvormingsmethode met ballen

Decisions by Design is een besluitvormingsmethode en leent zich bij uitstek voor participatieve organisatieverandering. Het is een methode die ervoor zorgt dat een (groeps)proces haar focus houdt om gericht te komen tot overeenstemming of het verduidelijken van de verschillen.

Vier ontwerpstappen

Deze leiden jou als veranderaar gezamenlijk en interactief met de stakeholders naar cruciale en gedragen besluiten, waarin alle verschillende perspectieven en werkelijkheden erkend zijn:

1. Feiten delen
2. Reflecteren
3. Nieuwe inzichten ontdekken
4. Besluiten

Deze vier stappen volgen een natuurlijk mentaal proces dat kan worden toegepast in het begeleiden van allerhande groepsinteracties.

De methode helpt voorkomen dat mensen meteen emotionele conclusies trekken. Decisions by Design zorgt ervoor dat men juist komt tot rijke conclusies. Te vroeg interpreteren en beslissen wordt vermeden door eerst expliciet te beschouwen en te reflecteren. Groepsleden worden aangemoedigd om hun oordeel uit te stellen totdat alle relevante feiten, ervaringen en emoties zijn besproken.

Pas op voor de valkuil; participatie betekent niet democratie

In het participatieproces worden de opvattingen en ideeën van velen gehoord en gebruikt. Het doel is om te komen tot kwalitatief goede oplossingen, draagvlak, betrokkenheid en acceptatie. Maar daarachter schuilt wel een gevaar. Houd voor ogen dat groepsleden in een participatieproces door deelname niet automatisch ook een medebeslissingsbevoegdheid hebben; participatie betekent niet democratie. Het is wel aan te bevelen dat er mandaat in de groep mensen aanwezig is.

Het proces leiden door te luisteren

Wat is hiervoor nodig? Uiteraard een goede gespreksleider. Dit kan een voorzitter van de vergadering zijn, coach, programmamanager, SCRUM master of procesbegeleider. Echter, soms kan de beste gespreksleider weleens een misser maken waardoor het groepsgesprek ontaardt in een uitbarsting van emoties of dat het gesprek chaotisch verloopt en alle kanten uitgaat. Hierdoor haakt men af. De verbinding wordt verbroken met de groepsleden.

Verbinding is de stroomdraad

Zonder verbinding en een staat van veiligheid zullen de groepsleden niet hun kenniskapitaal met elkaar delen en niet openstaan voor nieuwe perspectieven. Met als gevolg geen waardevermeerdering van kennis en ook geen draagvlak voor de genomen besluiten.

Als gespreksleider is het handig om een goede methode te hebben die je kunt inzetten om groepsleden met elkaar te laten interacteren waarbij er kennisverrijking plaatsvindt en het resultaat wordt gedragen door de leden. Met Decisions by Design bereidt u de juiste vragen voor om de interactie te structureren en dan te luisteren naar de verschillende perspectieven van de groepsleden.

[alert type=”info” title=”Leestip: PostNL: succesvol innoveren door een creatieve leercultuur“] Lees het artikel

Wie vraagt die leidt…

Een goede begeleider stelt de groep 4 typen vragen volgend op de 4 stappen:

1. Feiten delen. Vragen naar feitelijke gegevens over het onderwerp om de situatie en huidige omstandigheden in kaart te brengen
2. Reflecteren. Vragen naar emoties en soortgelijke ervaringen over de feiten om de mensen in staat te stellen een persoonlijke verbinding met het onderwerp aan te gaan
3. Nieuwe inzichten ontdekken. Vragen naar het belang, de waardering en weging van de externe informatie (uit stap 1) en de interne informatie (uit stap 2).
4. Besluiten. Vragen naar oplossingen, conclusies en te nemen acties.

In elke stap worden er strategische vragen gesteld onder het motto: ‘het is makkelijker een goed antwoord te geven dan om een goede vraag te stellen’. Tijdens elke fase dienen alle perspectieven, ideeën en inzichten te worden verzameld.

De 4 stappen dienen soepel in elkaar over te gaan zonder ‘hiccups’. Om te voorkomen dat het gesprek kunstmatig overkomt op de deelnemers. Verder is het van belang om de inzichten van iedereen aan bod te laten komen en niet alleen de dominante sprekers hun zegje laten doen.

Leer meer over deze krachtige besluitvormingsmethode. Een leerinstrument doch eenvoudig raamwerk voor resultaatgerichte groepsinteractie.

Auteurs: Marjolijn de Graaf en Edwin de Graaf

Het boek: Decisions by Design Het handboek voor veranderaars en game changers om tot gedragen besluiten en betere resultaten te komen.

Decisions by Design is een eenvoudig en krachtig instrument om via actieve participatie tot de best haalbare en houdbare besluiten te komen. Vier ontwerpstappen leiden jou als veranderaar bij verandermanagement gezamenlijk en interactief met betrokkenen naar cruciale en gedragen besluiten, waarin alle verschillende perspectieven en werkelijkheden erkend zijn.

Meer informatie over Decisions by Design

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.