Beter brainstormen wil iedereen.  Je wilt aan de slag met een complex vraagstuk en je hebt slechte ervaringen uit het verleden. In een reeks van blogartikelen geef ik tips over beter brainstormen.  Deze keer staat de feitelijke brainstorm centraal. Lezers van mijn blogs weten, dat er voorafgaand en aansluitend op een brainstorm verschillende stappen gezet worden om tot werkelijk kansrijke én bruikbare oplossingen te komen voor grote uitdagingen. In de brainstorm ligt echter de kern van de ideevorming van die oplossingen.  Tijd dus om in te zoomen op de brainstorm zelf.

1.   Formeer een crossfunctioneel brainstormteam

Crossfunctionele teams worden binnen bedrijven steeds vaker ingezet. Zo wordt snel en effectief gebruik gemaakt van de kennis en kunde van de betrokken medewerkers. Onder andere om tot creatieve oplossingen te komen of om innovatieve producten te bedenken. Voor een goed brainstormteam is een gevarieerd stel mensen nodig. Mensen die verantwoordelijkheid durven dragen, die draagvlak creëren en die de frisse blik en de juiste expertise bezitten om nieuwe ideeën te bedenken conform de criteria in de brainstormopdracht. Optimale resultaten worden behaald wanneer het aantal deelnemers maximaal 12 bedraagt.

2   Breng deelnemers vooraf in de juiste stemming

Nodig deelnemers aan een brainstorm op passende wijze uit. Prikkel ze vooraf. Laat bijvoorbeeld ieder iets meenemen waarmee zij hun klik met de brainstormopdracht uitdrukken. Stuur ze een creatieve kaart naar hun huisadres. Maak een video met je smartphone van jezelf als reporter op de oprit van een locatie van een opmerkelijk evenement. Wees niet bang dat mensen dit gek vinden. Ze reageren eerder positief en het maakt energie vrij.

3.  Maak van je brainstormlocatie geen zoete inval

Hoe complexer de brainstorm des te meer een reden om de brainstorm niet op kantoor te doen. Een passende externe locatie bevordert het loskomen van vaste gedachten en gewoonten. Bovendien vermindert een externe locatie het risico dat deelnemers ertussenuit knijpen voor ‘business-as-usual’. Kies daarom een rustige locatie, bij voorkeur eentje die een relatie met de brainstormopdracht heeft, dit werkt extra inspirerend.

Richt de ruimte van de brainstormlocatie in zodat je elkaar goed kunt horen en zien. Zelf gebruik ik vaak de hoefijzervorm (zonder tafels) waar deelnemers makkelijk ideeën uitwisselen en naar flip-overs kunnen lopen.

4.  Van veel ideeën naar een topidee

De ‘uitvinder’ van de brainstorm zoals ik die vandaag-de-dag toepas heet Alex Osborn. De Amerikaan Osborn ontwikkelde een methode die leidt naar veel bruikbare en kansrijke ideeën. Osborn ontdekte dat het na elkaar roepen van ideeën de opbrengst verslechterd. Het komt door een menselijke eigenschap – we willen direct elk idee onderzoeken. Door in discussie te gaan wordt het genereren van bruikbare ideeën onbedoeld afgeknepen. Osborn besloot  het noemen van ideeën (ideegeneratiefase) te scheiden van het beoordelen, selecteren en verder uitwerken van ideeën (idee-evaluatiefase. Ook introduceerde hij spelregels waarmee deelnemers de juiste impulsen krijgen.

Spelregels tijdens de ideegeneratie

De brainstormopdracht wordt hardop voorgelezen. Elke deelnemer mag nu in stilte een idee verwoord met een steekwoord op een post-it schrijven. Hij plakt het op de ideeënmuur en licht het idee kort toe.

De belangrijkste spelregel is: Luister naar het idee van een ander. Stel je oordeel uit. Schrijf op wat je denkt. Bouw verder op een idee van een ander. Geef geen kritiek – zelfs geen lovende – op de ideeën van anderen. Stel alleen een vraag als iets onduidelijk is. Maar houd ook jezelf niet in. Want alle ideeën zijn toegestaan: gewone ideeën, vergezochte, voor de hand liggende, naïeve, bizarre, absurde en natuurlijk ook de slimme ideeën. Ook ideeën uit het ideeboekje dat de deelnemers vanaf het begin gebruiken. Het doel is immers zo veel mogelijk ideeën te genereren, in een zo groot mogelijke verscheidenheid. Hierdoor schiet het aantal ideeën de hoogte in. Beoordelen en selecteren van de ideeën is iets voor later – voor na de break.

Ideeën verrijken tijdens de idee-evaluatie

Na een break wordt er gebrainstormd rond de ideerichtingen die besloten liggen in alle ideeën. Zelf laat ik deelnemers langs de ideeënmuur lopen om ieder zijn/haar favoriete idee met potentie te kiezen. Er ontstaat een top 10. Daarna zoekt de groep overgebleven ideeën die bij een top 10 idee past. Hierbij ontstaat uiteraard een stevige discussie. De uiteindelijke set ideeën wordt het uitgangspunt voor een overkoepelende ideerichting. Zo ontstaan nadat alle top 10 ideeën op deze wijze zijn nagelopen 10 ideerichtingen.

Uiteraard gaat dit verrijken gepaard met breaks. Uiteindelijk wordt het team gevraagd hun favoriete 5 ideerichtingen te kiezen. Het lijkt alsof er veel waardevols verloren gaat, maar hoeft niet. Er is in veel gevallen toch altijd wel een duidelijke voorkeur voor een aantal ideerichtingen. De favoriete 5 ideerichtingen is het eindresultaat van de brainstormsessie. Het zijn weloverwogen ideeën met potentie.

5.   Zet je zelf aan het denken en gebruik een facilitator

De facilitator organiseert uitgebalanceerde brainstormsessies. Hij is een expert in het toepassen van brainstormtechnieken. De facilitator stuurt het brainstormproces, bewaakt de spelregels en regisseert discussies.  Tenslotte regelt hij de hulpmiddelen, zoals flip-overs, post-its, brainstormmuziek. Kortom alle deelnemers inclusief de opdrachtgever worden ondergedompeld in een creatieve en intensieve braindump waarmee optimale oplossingsmogelijkheden worden gecreëerd.

Waarom een facilitator meer oplevert

Sommige managers menen dat zijzelf bij uitstek geschikt zijn een brainstormsessie te leiden. Nu ben ik de laatste die twijfelt aan hun talenten. Toch zijn er redenen om een specialist in te schakelen. Een manager die een brainstorm leidt moet zowel het brainstormproces bewaken als deelnemer zijn. Dat leidt af. Daarnaast is er het beeld van belangenverstrengeling dat een manager kan belemmeren.  De slager die zijn eigen vlees keurt. Je kent wel.

En soms is er een kostenoverweging. Een externe facilitator “wat kost dat allemaal niet?” Goede oplossingen zullen altijd een investering met zich meebrengen. Met het doel voor ogen, ben je bereid daarvoor tijd en kosten te maken.

Auteur: Ben Boon. Veel organisaties willen innoveren, maar missen tijd, skills en inspiratie en worden daardoor belemmerd bij het concretiseren van hun strategie. Als adviseur help ik organisaties innovatie van de grond te krijgen. Met GO LEAN, een effectief bewezen innovatiemethode, begeleid ik innovatieteams bij het omzetten van kansrijke ideeën in nieuwe business. Daarnaast organiseer ik workshops voor het versterken van creatieve- en innovatie-managementvaardigheden. Regelmatig schrijf ik via mijn blog over mijn ervaringen. 

Mogelijk ook interessant

In het verlengde van de inhoud van de artikelen op onze website, biedt Utrecht Business de mogelijkheid op het onderwerp/vakgebied een opleiding te volgen. Hiertoe worden verschillende varianten aangeboden.